Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 27 Jun 2016
1.Contexte : le programme VEA en général
Le programme national Ecoles et Villages Assainis (EVA) vise à fournir et à maintenir des installations dans le domaine de l’Eau, Hygiène et Assainissement (EHA) dans des villages et écoles ruraux et péri-urbains dans 22 des 26 Délégations Provinciales de la Santé (DPS) de la République Démocratique du Congo (RDC).
Le programme est mis en œuvre conjointement par le Ministère de la Santé Publique (MSP), le Ministère de l’Enseignement Primaire, Secondaire et Initiation à la Nouvelle Citoyenneté (EPS-INC) avec l’appui technique et financier de l’UNICEF depuis 2008 (Phase 1 de 2008 à 2012 et Phase 2 de 2013 à 2017). Le passage de la phase 1 à la phase 2 a été marqué par la conduite d’une série de recherches opérationnelles et d’une étude portant sur la durabilité du programme EVA réalisée par un bureau d’études privé. Les recommandations de ces recherches ont permis de définir l’approche de la phase 2 tout en permettant le passage à l’échelle. Alors que durant la phase 1, 2883 villages et 1000 écoles ont été certifiés, à l’issue de la phase 2, il est prévu de certifier 6000 villages et 1500 écoles pour une population de 4 050 000 personnes et 475 000 élèves.
L’approche « pas à pas » (voir schéma 1 ci-dessous) a été développée dans le cadre du programme EVA. Ainsi, pour pouvoir atteindre le statut d’assaini, un village doit franchir 8 « Pas » et atteindre 7 normes (4 normes pour les écoles) relatives à l’accès à l’eau potable, l’usage des latrines, le lavage des mains, la propreté du village, la gestion des déchets solides, etc. (voir tableaux 1 et 2 ci-dessous). Un paquet d’interventions eau, assainissement et hygiène est ainsi mis en œuvre afin d’accompagner les écoles et villages vers la certification.
Schéma 1 - Approche pas à pas (VA)
Des enquêtes Connaissances, Attitudes et Pratiques (CAP) initiales et post action évaluent l’acquis ou non des normes sanitaires, des changements de comportement, et l’impact sanitaire sur les communautés ou les écoles.
Tableau 1- Normes Village Assaini
Normes – Villages Assainis
1
Un comité dynamique
2
Au moins 80% de la population à accès à l’eau potable
3
Au moins 80% des ménages utilisent une latrine hygiénique
4
Au moins 80% des ménages évacuent hygiéniquement leurs ordures ménagères
5
Au moins 60% de la population se lave les mains avec du savon ou de la cendre avant de manger et après avoir été aux toilettes
6
Au moins 70% de la population comprend le schéma de transmission des maladies à partir du péril fécal et les moyens de prévention
7
Au moins une fois par mois le village est nettoyé
Tableau 2 - Normes Ecole Assainie
Normes – Ecoles Assainies
1
Au moins 80% des élèves ont accès à l’eau potable
2
Au moins 80% des élèves se lavent les mains avec du savon ou de la cendre avant de manger et après avoir été aux toilettes
3
Au moins 80% des élèves filles et garçons utilisent des latrines hygiéniques
4
L’école est propre
- Post-certification : une innovation pour assurer la durabilité des interventions
La qualité et la durabilité des interventions, que ce soit en termes de changement de comportements ou d’infrastructures, est au cœur des préoccupations du MSP, de l’EPS-INC et de l’UNICEF.
L’étude de durabilité réalisée en 2013 a permis d’identifier les facteurs pouvant expliquer le maintien ou la perte du statut assaini des villages et écoles ciblés par le programme. Ainsi, il a été identifié que la proximité avec le Bureau Central de la Zone de Santé (BCZ) et un appui fort et continu de sa part, un appui de qualité de l’ONG de mise en œuvre, des ouvrages bien réalisés, des capacités locales pour l’entretien des ouvrages, une forte densité de villages au sein de la zone de santé, le maintien de comités dynamiques, etc. sont autant de facteurs qui favorisent le maintien du statut assaini dans le temps. De manière plus générale, cette étude a montré que, sur un échantillon de 514 villages certifiés, seulement 2% des villages maintiennent leur statut assaini dans le temps, signifiant la perte d’au moins une des 7 normes. Si 83.5% des villages interrogés maintenaient la norme 2 sur l’accès à l’eau, la norme 5 sur le lavage des mains était maintenue seulement dans 30% des villages ciblés par l’étude.
Une des recommandations essentielles de l’étude était d’introduire un mécanisme opérationnel permettant aux villages de rattraper les normes perdues et d’être ré-certifiés. Le MSP, l’EPS-INC et l’UNICEF ont opérationnalisé cette recommandation dans la phase 2 du programme (2013-2017) au travers de l’introduction d’un mécanisme de suivi « post-certification » qui consiste à visiter l’ensemble des écoles et villages certifiés depuis le début du programme et à proposer la mise en place de « plans de rattrapage » permettant de rattraper les normes perdues et au final leur statut assaini. Ces activités de rattrapage doivent permettre dans un premier temps d’identifier les besoins précis de chaque village et de chaque école, d’identifier les actions correctrices nécessaires et de les mettre en œuvre afin d’atteindre la ré-certification.
Ces actions concernent l’ensemble des villages et écoles certifiés depuis 2008. D’ici à 2019, les 2883 villages et 1054 écoles certifiés lors de la phase 1 ainsi que les 6000 villages et 1250 écoles de la phase 2 devront entrer dans le cycle de post-certification. L’objectif final est que 80% des villages et écoles maintiennent ou rattrapent leur statut d’ici 2019.
Après la certification du village ou de l’école, des visites de post-certification sont réalisées au maximum tous les six mois par les équipes locales du MSP (Superviseur en Eau et Assainissement (SEA) et Animateur Communautaire (AC)) et de l’EPS-INC (inspecteurs). Les enquêtes CAP PC permettent de mesurer si le statut assaini est conservé ou non, quelles sont les normes perdues et d’identifier des solutions palliatives afin de retrouver ce statut via l’élaboration d’un plan de rattrapage. Des auto-évaluations sont également menées régulièrement afin de permettre aux villageois et aux écoliers d’apprécier l’évolution du plan de rattrapage.
Si le village maintient ses 7 normes, le plan de maintien du statut suggérera seulement la continuité et la consolidation des activités de routine relatives aux bonnes pratiques hygiéniques et au dynamisme du comité. A l’inverse, si le village a perdu certaines normes, le plan de rattrapage se focalisera sur l’identification des problèmes et des solutions en favorisant une approche ne requérant pas d’appui extérieur. En cas de perte de la norme 2 notamment, les solutions sont d'abord recherchées au niveau de la communauté où des solutions simples peuvent souvent être trouvées, notamment via des cotisations financières ou en nature. Le MSP, l’EPS-INC et l’UNICEF peuvent fournir un appui externe lorsque le problème dépasse les capacités propres de la communauté mais ces situations doivent être analysées au cas par cas et les solutions locales priorisées. Les plans de rattrapage sont donc spécifiques à la situation de chaque village ou école.
Schéma 2 – Cycle de post-certification
Le suivi externe des interventions EHA étant de plus en plus reconnu comme un facteur essentiel pour assurer la durabilité post-projet, l'approche mise en œuvre par le MSP, l’EPS-INC et l’UNICEF en RDC constitue une innovation importante pour le secteur dans la mesure où elle intègre ce suivi directement dans le cycle de projet sans recourir à des mécanismes externes. L’approche développée peut donc être une source d’apprentissage importante pour l’ensemble de la communauté WASH.
3.Résultats en matière de post-certification
La mise en œuvre de la phase 2 et plus spécifiquement de la post-certification a effectivement commencé fin 2014/début 2015 du fait de quelques difficultés internes et externes au programme : nouveau découpage territorial avec le passage de 11 provinces à 26, retard dans la conduite des formations sur la phase 2 des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du programme, nécessité de l’appropriation des nouveaux outils et de la nouvelle méthodologie, etc.
Ces défis expliquent les résultats relativement faibles en matière de post-certification pour 2015 : 1483 visites post-certification ont été réalisées sur l’ensemble du territoire de la RDC sur les 3983 prévues dans le Plan de Travail Roulant 2015 (PTR), soit une atteinte de 37.5% des objectifs annuels. Les résultats sont disparates selon les provinces : la province de Bandundu a effectué 100% des visites prévues sur l’année 2015 alors que d’autres provinces comme le Kasaï Oriental ou le Nord Kivu ont réalisé moins de 10% des objectifs initiaux. Dans certaines provinces (Bandundu notamment), une vague de seconde visite PC a été effectuée avec le rattrapage du statut de la majorité des villages entrés dans le cycle de post-certification.
4.Suivi-évaluation au sein du programme EVA
Le programme EVA bénéficie de deux systèmes de suivi-évaluation en mesure de capturer, entre autres, des données relatives à la post-certification :
· La collecte de données de routine de programme EVA via les enquêtes CAP par les agents des provinces et des divisions éducationnelles. .
· Le Monitorage Tierce Partie (M3P) mis en œuvre à l’échelle par un bureau d’études privé depuis février 2016 permet de collecter des données à la fois qualitatives et quantitatives sur les performances des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du programme EVA, notamment en matière de post-certification.
Ces deux systèmes permettent de collecter des informations complémentaires sur le processus de post-certification et ses résultats (i.e. l’évolution des normes et du statut au sein des écoles et villages). L’ensemble de ces données est capturé dans le système de suivi évaluation DHIS2 du programme.
5.Objectif général de l’étude
La préoccupation du MSP, de l’EPS-INC et de l’UNICEF pour la qualité et la durabilité des interventions EHA réalisées dans le cadre du programme EVA et la mise à l’échelle du programme rendent aujourd’hui nécessaire la production d’une analyse fine à la fois des processus et des résultats de la post-certification.
La présente étude devra répondre aux questions suivantes : est-ce que le processus de post-certification est adapté, efficace et efficient pour permettre le maintien du statut des écoles et villages certifiés ? Quels sont les principaux goulots d’étranglement à sa mise en œuvre effective ?
Elle permettra de tirer des recommandations concrètes ainsi que des leçons apprises pour le MSP, l’EPS-INC et l’UNICEF en RDC, mais aussi de manière plus générale pour les acteurs WASH opérant dans des contextes similaires.
6.Objectifs spécifiques
Objectif 1. Analyse des facteurs provoquant la perte ou le maintien du statut assaini
Une étude statistique des données post-certification saisies dans le système de monitorage de routine du programme et des données remontées dans le cadre du M3P sera menée afin de déterminer la durabilité des résultats du programme EVA, notamment le fonctionnement et le niveau des services et la durabilité du changement de comportement en matière EHA ainsi que les goulots d'étranglement et obstacles contrariant la durabilité. Une méthode statistique robuste permettant de : a) croiser l’ensemble des données à disposition, b) analyser les facteurs provoquant la perte ou le maintien du statut, c) étudier l’évolution du statut assaini des écoles et villages au cours du temps en comparant les données des enquêtes CAP initiales et finales du processus de certification avec l’ensemble des enquêtes CAP PC disponibles sera proposée par le consultant.
L’analyse devra également s’attacher à analyser les normes de manière individuelle et non pas seulement le statut assaini dans son ensemble. Une analyse croisée de différentes normes permettra également d’expliquer comment la perte de certaines normes peut influer la perte d’autres et inversement (par exemple, est-ce que les villages ayant perdu la norme 2 sur l’accès à l’eau ont tendance à perdre également la norme 5 sur le lavage des mains ?)
Objectif 2. Analyse du processus de post-certification
Dans la plupart des provinces à l’exception de Bandundu, les plans de rattrapage sont en cours de mise en œuvre mais n’ont pas encore donné lieu à une seconde enquête CAP PC permettant de vérifier si le statut assaini a été maintenu ou regagné. Il s’agira de s’intéresser aux processus mis en place pour regagner le statut assaini quand celui-ci a été perdu lors de la PC1 et aux facteurs expliquant le maintien lorsque les villages et écoles maintiennent leur statut assaini dans le temps :
• Quels sont les principaux goulots d’étranglement au niveau des zones de santé et provincial expliquant la performance actuelle en matière de mise en œuvre de la post-certification ?
• Est-ce que le processus de post-certification tel que proposé dans le cadre du programme EVA est adapté, efficace et efficient ?
• Comment est réalisée la planification de la PC au niveau des ZS et des SDE ? Quelles sont les principales difficultés rencontrées ? Est-ce que la PC est réalisé de manière prioritaire sur des anciens villages (Phase 1) ou sur des nouveaux villages (Phase 2) ?
• Sur quels critères les zones de santé choisissent-elles les villages à faire entrer dans le processus de post-certification ?
• Quelle est l’implication des équipes de facilitation et des équipes de soutien dans la mise en œuvre de la PC ?
• Est-ce que les moyens mis à disposition des zones de santé (équipe de soutien) et des aires de santé (équipe de facilitation locale) sont suffisants ?
• Est-ce que les moyens mis à disposition pour le rattrapage du statut, notamment sur les normes relatives aux infrastructures, sont suffisants ? Dans quelle mesure des « Partnership Cooperation Agreements » (PCA) avec des ONG sont nécessaires pour renforcer la mise en œuvre du processus de rattrapage sur le terrain ? Est-ce que la planification au niveau de l’UNICEF est efficace, notamment en matière d’établissement de PCA pour le rattrapage du statut de certains villages ne pouvant rattraper eux-mêmes leur statut assaini ?
• Les acteurs sur le terrain sont-ils assez outillés pour la mise en œuvre des plans de rattrapage ? Si non, quels outils est-il nécessaire de développer pour mieux les mettre en œuvre?
• Est-ce que le processus de post-certification est bien compris au niveau des zones de santé et des provinces ?
• Est-ce que les enquêtes CAP utilisées sont bien adaptées pour mesurer la durabilité du statut ? Quelles améliorations pourraient être proposées pour mieux analyser l’évolution du statut assaini ?
• Quelles sont les activités menées en fonction des différentes normes perdues ? Un accent particulier sera mis sur la norme 2 (accès à l’eau) afin d’identifier quelles solutions ont été trouvées localement pour les différentes pannes/problèmes au niveau des points d’eau. Quelle est la mobilisation du comité de gestion du point d’eau dans le rattrapage de la norme 2? Si des fonds additionnels ont été déployés, d’où viennent ces fonds ?
• Quelle est la durée moyenne du processus en fonction des différentes normes perdues ?
• Quelle est la nature et la qualité des plans de rattrapage mis en place ? Est-ce qu’il est nécessaire de mieux encadrer ces plans de rattrapage ?
• Est-ce que les auto-évaluations sont menées régulièrement ? Sont-elles un moyen efficace et suffisant de suivre le processus de rattrapage ?
Objectif 3. Recommandations pratiques sur le processus de post-certification
Cette étude aboutira à des recommandations pratiques permettant au MSP, à l’EPS-INC et à l’UNICEF, d’améliorer le processus de post-certification si nécessaire.
Des leçons apprises plus globales seront également tirées de cette étude afin d’informer le secteur WASH des avantages et inconvénients liés au développement de ce genre de processus post projet internalisé au cycle de programme.
7.Méthodologie et modalités de l’étude
La méthodologie de l’étude sera différenciée en fonction des objectifs à atteindre.
Objectif 1
Compte tenu des données disponibles au niveau du programme EVA, l’étude sera essentiellement basée sur une analyse des données DHIS2 et issues du M3P (desk-study). Dans ce cadre, le travail peut s’effectuer à distance mais il serait préférable de réaliser au moins une mission en RDC au début de la collaboration. Sur cette partie de l’étude, l’analyse portera sur l’ensemble des DPS ciblées par le programme.
La méthode d’analyse développée devra être présentée et validée par l’UNICEF, MSP et EPS-INC
Objectif 2
Des missions de terrain seront réalisées dans 3 provinces représentatives des différentes performances et résultats en matière de post-certification. Le choix des provinces sera réalisé en collaboration avec le MSP, l’EPS-INC et l’UNICEF.
Au sein de ces provinces, un échantillon représentatif de zones de santé, sous-divisions éducationnelles, écoles et villages seront visités par les consultants. Les villages et écoles inclus dans l’échantillon devront notamment inclure :
· des villages et écoles ayant perdu leur statut en PC1 et ayant regagné les 3 normes clés du programme lors de la PC2 ;
· des villages et écoles ayant perdu la norme 2 en PC1 et ne l’ayant pas regagné en PC2;
· des villages et écoles ayant perdu la norme 3 en PC1 et ne l’ayant pas regagné en PC2 ;
· des villages ayant perdu la norme 5 en PC1 et ne l’ayant pas regagné en PC2.
L’ensemble des acteurs impliqués dans la mise en œuvre du programme ainsi que les communautés bénéficiaires seront interrogés.
Le consultant devra proposer une méthodologie de collecte des données, des outils et une méthode d’échantillonnage des zones de santé, villages et écoles à inclure dans cette étude. La méthodologie sera avant tout qualitative compte tenu des nombreuses données quantitatives disponibles par ailleurs.
Objectif 3
Les recommandations seront élaborées sur la base des analyses produites en rapport avec les objectifs 1 et 2 de l’étude.
8.Supervision
La supervision quotidienne de l’étude sera assurée le spécialiste suivi évaluation EHA de l’UNICEF. Un comité de suivi sera mis en place pour superviser l’étude et en garantir la qualité. Le Comité sera composé de représentants du MSP, de l’EPS-INC, de l'UNICEF et des bailleurs de fonds du programme. Le comité supervisera l’étude à toutes les étapes, et discutera et approuvera les produits intermédiaires et finaux.
- Durée de la prestation
La durée pour l’accomplissement de la mission est estimée à environ 6 mois. Toutefois, il est de la responsabilité des soumissionnaires de proposer le délai de réalisation réaliste tenant compte de la méthodologie et l’approche proposée. Les soumissionnaires sont invités à fournir un planning détaillé d’activités. Le délai de réalisation sera pris en compte dans les évaluations des offres. Le commencement des travaux est prévu deux semaines après l’attribution du marché.
- Lieu de réalisation des prestations
Les prestations seront réalisées home based avec des missions régulières en RDC
Objectifs
Localisation
Objectif 1 - Analyse des facteurs provoquant la perte ou le maintien du statut assaini
Home based
Une mission en RDC pour présenter et valider la méthodologie de l’ensemble de l’étude
Objectif 2 - Analyse du processus de rattrapage
Home based
Mission(s) en RDC pour les visites de terrain dans 3 provinces représentatives
Objectif 3 - Recommandations pratiques sur le processus de post-certification
Home based
Une mission en RDC pour présenter le rapport provisoire
11.Calendrier de paiement
Le calendrier de paiement proposé est le suivant :
· 30% après validation du rapport de démarrage ;
· 30% après validation du rapport provisoire ;
· 40% après validation du rapport final.
12.Produits attendus
· Rapport de démarrage contenant la méthodologie de l’étude, les questions de recherche affinées ainsi que le plan de travail (2 semaines après la signature du contrat);
· Rapports de progrès réguliers sur la phase d’analyse des données ;
· Rapport provisoire pour commentaires ;
· Rapport final en français avec un résumé exécutif en anglais et en français ;
· Présentation PWP résumant les principaux résultats et enseignements de l’étude ;
· Annexes avec des versions électroniques des fichiers analytiques.
13.Qualifications attendues
Le prestataire devra proposer une équipe combinant les qualifications suivantes :
· Expérience établie en matière d’évaluation de programmes WASH à grande échelle ;
· Expérience établie dans les domaines suivantes : eau et assainissement; développement rural; développement communautaire à grande échelle;
· Expertise technique dans l’analyse des données complexes/statistique ;
· Excellente connaissance du secteur WASH ;
· Connaissances du programme Villages et Ecoles Assainis un atout ;
· Expériences préalables en RDC un atout ;
· Compétences en français, anglais un atout.
Une équipe mixte composée d’expert(s) nationaux et internationaux sera appréciée.
14.Documents clés
· Etude de durabilité ;
· Base de données en ligne du programme EVA ;
· UNICEF WASH Country Programme Document 2013-2017
· ATLAS 2014
· DFID Rapports de progrès (tous les 6 mois)
· Modules de formation du programme VA et EA pour les ONG, partenaires étatiques
· Série d’outils et documents du programme y compris l’enquête CAP, outils de monitorage, rapports de visites de terrain, etc.
How to apply:
II. PROCÉDURES DE LA DEMANDE DE PROPOSITION
1. MARQUAGE ET RETOUR DES PROPOSITIONS
1.1 Pour les offres soumises par courrier :
Les plis contenant les propositions doivent être hermétiquement fermés dans une enveloppe, clairement marquée (sur l'extérieur) du numéro de la Demande de Proposition et doivent parvenir au bureau de l'UNICEF au plus tard à la date et l'heure indiquées.
Les propositions reçues de toute autre manière et/ ou les propositions déposées après le délai mentionné seront invalidées.
Les plis contenant les propositions devront être déposés dans la boîte prévue à cet effet se trouvant à la réception du bureau l’UNICEF Kinshasa situé dans la concession Immotex (ex-Utexafrica), sise au nº 372, avenue colonel Mondjiba, Kinshasa / Ngaliema. Veuillez-vous assurer que les enveloppes sont déposées à l’intérieur de la boîte.
Toute offre déposée doit être enregistrée sur la fiche de dépôt correspondante disponible à la réception. Toutes offres non enregistrées seront susceptibles d’être rejetées.
Toutes les propositions devront être soumises de la manière suivante :
- Enveloppe extérieure portant les mentions suivantes :
LRPS 2016-9124856 – Etude sur le processus post-certification Programme EVA.
UNICEF KINSHASA
- Enveloppe intérieure portant les mentions :
Proposition Technique : Nom de l’entreprise,
LRPS 2016-9124856 – Etude sur le processus post-certification Programme EVA.
UNICEF KINSHASA
- Enveloppe intérieure portant les mentions suivantes :
Proposition Financière : Nom d’entreprise,
LRPS 2016-9124856 – Etude sur le processus post-certification Programme EVA.
UNICEF KINSHASA
Les deux enveloppes intérieures contenant les propositions techniques et financière devront être placées des enveloppes scellées séparées et insérées dans l’enveloppe extérieure.
1.2 Pour les offres soumises par e-mail :
Le titre/sujet des e-mails doit mentionner clairement la référence de l’appel d’offres et le contenu du mail (proposition technique ou financière – envoyées dans des e-mails séparés).
Les propositions devront être envoyées à l’adresse prévue à cet effet : rdctenders@unicef.org
Les propositions par e-mail devront être soumises conformément aux instructions suivantes :
Deux e-mails séparés :
Un e-mail contenant la proposition technique.
Un e-mail contenant la proposition financière.
Référence de l’appel d’offres + Objet du mail à mentionner dans l’intitulé du mail.
Exemple :
LRPS 2016-9124856 – Etude sur le processus post-certification Programme EVA – Proposition technique
LRPS 2016-9124856 - Etude sur le processus post-certification Programme EVA – Proposition financière
Pièces à joindre en format pdf, ne dépassant pas 2Mo.
(En cas de fichiers lourds, scinder les envois).
Toute offre envoyée par internet qui sera reçue par l’UNICEF après la date et l’heure limite de dépôt des offres fixées au mardi, 10 mai 2016à 14h00 seront automatiquement rejetées. Les Soumissionnaires sont invités à tenir compte des délais éventuels de transmission des données. Les date et heure de réception par l’UNICEF (et non d’envoi par les Soumissionnaires) feront foi.
Aucune offre reçue par la suite ne sera prise en considération. L'UNICEF n'acceptera aucune responsabilité pour l'ouverture prématurée d'une offre mal dirigée ou d’une offre non identifiée correctement.
2. VALIDITE
Les propositions restent valables pour une période de nonante (90) jours à compter de la date de clôture de dépôt des propositions.
3.AUCUNE LETTRE DE CREDIT OU PAIEMENT A L’AVANCE
Les règles et procédures financières de l'UNICEF interdisent le payement en avance pour tout service, sauf dans des circonstances particulières.
4. CHANGEMENTS ET/OU MODIFICATIONS
Toutes les demandes de changements ou modifications à la demande de proposition ou les demandes d'éclaircissements doivent être soumises par écrit par e-mail à l’adresse suivante : rdcinfoprocurement@unicef.org.
Seules les demandes écrites seront prises en compte. Les réponses seront communiquées par écrit et partagées avec l’ensemble de soumissionnaires qui auront manifesté leur intérêt.
Tout amendement et/ou complément d’information relatif au document d’appel d’offres sera par ailleurs posté sur le site internet Pona bana de l’UNICEF à l’adresse suivante : http://ponabana.com/nos-appels-doffres. Les demandes de renseignements reçues moins de deux (2) jours ouvrables avant la date de clôture ne seront pas prises en compte.
5. RÉFÉRENCES
Le soumissionnaire est prié de fournir le nom d'au moins cinq (5) clients, pour lesquels il a fourni le même type de services au cours des trois dernières années. L'UNICEF se réserve le droit de prendre contact avec ces références, sans en aviser le soumissionnaire.
6. SOUS-TRAITANCE
Les Soumissionnaires doivent identifier sur leur offre, les services qui sont faits par eux-mêmes et ceux pour lesquels ils recourent à la sous-traitance. L'UNICEF se réserve le droit de passer en revue tous les accords signés avec les sous-traitants.
7. COPIES
Le soumissionnaire doit présenter deux (2) exemplaires de la proposition technique et un (1) exemplaire de la proposition financière. La proposition financière doit être cachetée et présentée dans une enveloppe séparée. Les informations sur les prix ne doivent pas figurer dans toute autre partie de la proposition technique. L'enveloppe scellée contenant la proposition financière doit avoir le nom du soumissionnaire sur le coin supérieur gauche.
8.OUVERTURE DES OFFRES / PROPOSITIONS
Après l'ouverture, l’UNICEF procédera dans un premier temps à l’évaluation des propositions techniques suivant les critères définis. Ne seront prises en compte pour évaluation finale que les offres financières des propositions techniques jugées conformes selon les critères d’évaluation repris au point III ci-dessous.
L’UNICEF mettra en place une équipe d'évaluation composée du personnel technique de l'UNICEF qui soumettra une recommandation au Comité interne de revue des contrats de l'UNICEF, pour délibération.
L'équipe chargée de l'évaluation tiendra compte du respect des conditions prévues dans la demande de proposition. Les réponses qui ne répondront pas à ces conditions seront jugées non conformes, seront rejetées à ce stade et ne seront plus considérées.
9. DROITS DE L'UNICEF
L'UNICEF se réserve le droit d'accepter toute proposition, en tout ou en partie, ou, de rejeter toutes les propositions. L'UNICEF se réserve également le droit de négocier avec le soumissionnaire qui a présenté la meilleure proposition. L'UNICEF ne peut être tenu responsable de tout coût encouru par le soumissionnaire pour préparer la réponse à cette demande de proposition. Le soumissionnaire s'engage à être lié par la décision de l'UNICEF comme la question de savoir si sa proposition répond aux exigences énoncées dans la présente demande de proposition. L'UNICEF se réserve le droit d'attribuer l'accord à un ou plusieurs entreprise(s).
10. STRUCTURE DU CONTRACTANT
Le soumissionnaire déclare et garantit qu'il a le personnel, l'expérience, les qualifications, les installations, les ressources financières et toutes les autres compétences et ressources nécessaires pour s'acquitter de ses obligations en vertu de tout contrat.
11. PROPRIETE DE L'UNICEF
Les propositions, les enquêtes et les réponses fournies dans le cadre de cette demande de proposition sont considérées comme la propriété de l'UNICEF. Tous les documents présentés en réponse à cette demande doivent rester avec l'UNICEF.
12. PENALITE DE RETARD
Si le contractant n’arrive pas à terminer le travail dans les délais convenus dans le contrat, des pénalités seront appliquées par l’UNICEF en déduisant 0.1% par jour de retard jusqu’à concurrence de 10% de la valeur totale du contrat.
Le paiement ou la déduction de tels dommages ne dispensera pas le contractant de ses obligations ou responsabilités relatives au contrat.
13. COMPTE BANCAIRE
Les soumissionnaires sont priés d’indiquer toutes les références bancaires nécessaires pour le paiement des factures.
Intitulé du compte RME : …………………………………………………………………………………………
ou Compte à l’extérieur**(biffer la mention inutile)*
Nom de la Banque : ……………………………………………………….……….………
Nº compte bancaire : ……………………………………………………………...………
Adresse Banque : …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
14. RENSEIGNEMENTS
Les informations que le soumissionnaire considère comme sa propriété, doivent être clairement marquées "propriété" à côté de la partie pertinente du texte pour que l'UNICEF puisse les traiter en conséquence.
III. CRITÈRES D'ÉVALUATION
CRITERE TECHNIQUE
Sous - Critères Techniques
Points Maximum
1. Réponse Globale
Compréhension globale des termes de référence et des aspects à étudier.
5
Faisabilité technique de la proposition dans le temps prévu.
5
Points Maximum
10
2. Approche méthodologie
Canevas de l’approche méthodologique proposé
20
Draft du plan de mise en œuvre des activités et calendrier des travaux
5
Points Maximum
25
3. Expériences, capacité et ressources
Qualifications et expériences du/de la consultant /e (CV)
20
Expérience dans le domaine de l’étude (y compris publications ou rapports produits)
15
Points Maximum
35
Total Maximum Points
70
- Proposition financière 30
Total des points pour les deux propositions, technique et financière 100
Pour que la proposition soit considérée comme techniquement valable, le soumissionnaire doit atteindre un score minimum de 49 points sur 70. Les propositions qui ne répondent pas à la note minimale seront considérées comme techniquement non conformes et ne seront pas prises en considération. En outre, la clarté et l'exhaustivité de la présentation seront prises en compte dans l'évaluation.
IV. SERVICES A RENDRE
1. INFORMATIONS GÉNÉRALES
Cette demande de proposition concerne l’étude sur le processus de post-certification au sein du programme Villages et Ecoles Assainis « VEA » en République Démocratique du Congo (RDC).
2. OBJECTIF
L’objectif principal de cette étude est de répondre à la question : si le processus de post-certification est adapté, efficace et efficient pour permettre le maintien du statut des écoles et villages certifiés ?
V. INFORMATION DANS LA PROPOSITION
1. Proposition technique
Le soumissionnaire devra fournir suffisamment d'informations dans la proposition visant à démontrer la conformité avec l'exigence fixée dans chaque section de la présente demande en annexe 1 (termes de référence). La proposition doit inclure au minimum :
La lettre de soumission
Une présentation détaillée de l’entité Soumissionnaire.
ID fiche de l'entreprise/institution/ONG : voir Fiche en annexe 2.
Information pertinente sur l'expertise et la capacité du soumissionnaire (la structure contractante et partenaires éventuels).
Des copies de :
- Certificat d’enregistrement/Identification nationale
- Etats financiers certifiés
Méthodologie (sur la base des exigences des TDR) y inclus le planning de réalisation.
Détails de l'équipe proposée (CVs des personnes affectées à gestion du projet à joindre).
Liste des clients actuels et passés durant les 5 ou 3 dernières années, avec un accent particulier sur les agences Onusiennes et les ONGs Internationales.
Toute autre documentation jugée pertinente par le Soumissionnaire pour justifier de sa capacité à délivrer un service de qualité.
2. Proposition financière : La structure des prix
30 points constituent le total assigné à la composante prix. Le maximum des points sera attribué à la proposition de prix la moins disante. Les autres propositions des prix recevront des points dans la proportion inverse du prix le plus bas.
Exemple :
Point pour la proposition de prix X =
Point maximum pour la proposition de prix (par ex. 30) X prix le plus bas de la proposition de prix
Prix de la proposition X
Total : Composante Technique et prix 100 points
Le soumissionnaire devra proposer son offre de prix pour l’ensemble des services énumérés dans la proposition technique. La devise de la proposition est le dollar américain. Veuillez noter que l'UNICEF est exonéré du paiement des impôts et de la TVA.
Le devis financier doit être cacheté et présenté dans une enveloppe séparée.
Le coût doit être exhaustif et fixe pour toute la durée du contrat.
Selon les règles et procédures de l’UNICEF, aucun payement en avance ne sera fait sauf pour des cas exceptionnels. Au cas où l’UNICEF accorde une avance le fournisseur a l’obligation de présenter une garantie bancaire.
Le payement pour le service rendu interviendra dans les 30 jours ouvrables à partir de la date de dépôt de la facture.