Democratic Republic of the Congo: Senior M&E Manager RRMP

BACKGROUND

The IRC's mission is to help people whose lives and livelihoods are shattered by conflict and disaster to survive, recover, and gain control of their future. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC works with people forced to flee from war, conflict and disaster and the host communities which support them, as well as with those who remain within their homes and communities.

The IRC has been working in the DRC since 1996, and currently operates in five main programming areas: multi-sector emergency response, prevention and mitigation of gender-based violence, education, primary health care as well as local governance.

The IRC has offices in North Kivu, South Kivu, and former Katanga, and its regional headquarters is in Kinshasa. The organization employs more than 800 people in the DRC, and has a budget of around 50 million USD per year.

The RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population) is an emergency response program funded by UNICEF and covering Eastern DRC. The main objectives of the IRC's RRMP program are:

• To conduct multi-sector assessments in areas recently affected by population movements (displacements or returns), natural disasters and cholera epidemics in order to inform the humanitarian community about the scope of these movements and the main humanitarian needs;
• In the absence of another actor with the capacity to respond quickly, and on the basis of these assessments, to intervene in the sectors of non-food items (NFI), health, water, sanitation and hygiene (WASH) and education in favor of the most affected communities.

The IRC is one of the two RRMP implementing partners in South Kivu and former Katanga (divided into four new provinces in 2015). The program's seventh phase (RRMP 7) started in May 2016 with a budget of about 4.6 million USD for 8 months. The IRC's RRMP 7 team has about 100 staff, including four expatriates, working from four main offices across South Kivu and Katanga.

SCOPE

The Senior M&E Manager RRMP (Réponse rapide aux mouvements de population) is responsible for the monitoring of emergency interventions, the capacity-building of emergency team, the capitalization of experience and the sharing of good practice between RRMP teams based in South Kivu and Katanga. He / she ensures that cross-cutting issues such as gender or protection are taken into account in all interventions. The Senior M&E Manager RRMP will be based in Bukavu (South Kivu), but will spend at least 50% of her/his time in various field locations in Katanga.

During the RRMP program, the Monitoring and Evaluation system (M & E) finds its importance and relevance in its ability to provide useful and strategic information to:

• provide continuously elements to demonstrate the effectiveness of the program;
• make rigorous monitoring of the use of resources (financial, material, human, time) but also the level of implementation of activities;
• detect in time implementation problems to find relevant solutions;
• allow the capitalization of experience and continuous learning and encourage communication and exchanges between the partners and the humanitarian community.
• to show the beneficiaries and the humanitarian community efforts to improve the program

RESPONSIBILITIES

Needs assessments:

• Plays a leading role in design of tools and methodologies for multisectoral assessments to identify the needs of populations in emergency situations;
• Plays a leading role in the design of tools and methodologies for RRMP activities assessment and post-intervention monitoring;
• Ensures that IRC teams understand and apply RRMP methodology;
• Leads fields missions (by RRMP or several agencies) to apply the above-mentioned methodologies and assess the humanitarian situation in specific areas;
• Ensures timely, accurate and comprehensive reporting of assessments to partner agencies.
• Ensure full-fledged presentations of the finding of the multisectoral assessment and post-intervention monitoring to humanitarian community (Clusters);
• Collaborates with UNICEF and other RRMP partners in eastern DRC in order to continuously improve the RRMP methodology;

Monitoring:

• Plays a leading role in close coordination with the Senior RRMP Coordinator, the South Kivu and Katanga Coordinators, NFI, WASH and health managers in design of tools and methodologies for the monitoring of the implemented humanitarian assistance activities.
• Plays a leading role, in close coordination with the RRMP Coordinator and the managers in the implementation of monitoring mission of RRMP activities (NFI, Wash, health) at field level.
• Ensures that collected monitoring data are used to continuously update and improve technical standards.
• Ensures that all contractual RRMP statistics related to the project are properly collected, analyzed and updated.
• Ensure monitoring of contractual and internal indicators related to the RRMP program.
• Accountability: participate in financial monitoring of RRMP activities.

Human resources

• Supervise M&E managers, quality & protection teams and database managers. Advise/support the MSA Managers using performance management IRC tools and them ensuring advice and support on planning, implementation , monitoring and evaluation, and management of their teams ;
• Ensures that the RRMP staff works and behaves consistent with the IRC code of conduct;
• Ensures that the RRMP staffing accurately reflects the needs of the program and that all positions are filled with the most qualified staff possible. If necessary, he/she pilots recruitment.

Capacity building:

• Ensure that program teams and support departments (Administration, Finance, Logistics, Security) are working together in a efficient way;
• Based on the findings of the RRMP's systematic monitoring, designs and applies training modules to build the technical capacity of the emergency relief team to enable them to better meet quality standards and thus comply with the IRC's program framework as well as other reference documents.
• Identifies external training and learning opportunities for IRC's emergency relief staff that respond to key needs in terms of capacity building to address weaknesses identified through monitoring of RRMP interventions.

Protection Mainstreaming

• Plays a leading role in, in close coordination with the Senior RRMP Coordinator, South Kivu and Katanga Coordinator, NFI, WASH, Health managers, in the design and implementation of strategies to systematically mainstream cross-cutting issues such as gender and protection into IRC's emergency relief interventions.

Reporting:

• Works closely with the Grants Manager to ensure timely and quality donor reporting.

This position is directly supervised by the Senior RRMP Coordinator. He / she works closely with the South Kivu and Katanga RRMP coordinators, managers of the various components (MSA, NFI, WASH and health), the HR Manager / Administration and Grants Manager. He / she directly oversees M & E teams of the provinces of South Kivu and Katanga.

REQUIREMENTS

• University degree; preferably an advanced degree in an appropriate field such as International Relations or Development Studies.
• Minimum of 2 years overseas experience, preferably in emergency settings and with international humanitarian organizations.
• Fluency in both French and English required.
• Excellent leadership, program management, organizational, interpersonal and communication skills.
• Must be able to work independently while being a strong team player.
• Ability to live and productively work under stress and in insecure and harsh environments.
• Ability to multitask, to improvise, be flexible and show cultural sensitivity.

Security Situation / Housing:

The security situation in South Kivu is volatile and is characterized by latent but persistent conflict between different armed groups as well as more general crime. Security measures are in place (guarded compounds, movement restrictions, communication systems, etc). IRC expatriate staff live in team houses. This position is unaccompanied.

CONTEXTE

La mission de l'IRC est d'aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. Fondée en 1933 à la demande de Albert Einstein, l'IRC est au service des personnes obligées de fuir la guerre, les conflits et les catastrophes, et des communautés d'accueil qui les soutiennent, ainsi que celles qui restent chez elles et au sein de leurs communautés.

En RDC, où elle est active depuis 1996, l'IRC intervient actuellement dans cinq domaines principaux : la réponse multisectorielle d'urgence, la prévention et la mitigation de la violence basée sur le genre, l'éducation, les soins de santé primaires, ainsi que le développement communautaire et la gouvernance locale. L'IRC est implantée au Nord Kivu, au Sud Kivu, dans l'ex-Katanga, et dispose d'un siège régional à Kinshasa. L'organisation emploie plus de 800 personnes en RDC, et met en uvre un budget annuel d'environ 50 millions d'USD.

Le programme RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population) est un programme de réponse d'urgence financé par l'UNICEF et qui couvre les provinces de l'Est de la RDC.

Les deux objectifs principaux du programme RRMP sont de :

• Conduire des évaluations multi sectorielles dans des zones récemment affectées par des mouvements de populations (déplacements ou retours) afin d'informer la communauté humanitaire quant à l'envergure de ces mouvements ainsi que les principaux besoins humanitaires.
• En l'absence d'un autre acteur ayant la capacité de répondre rapidement, et sur la base de ces évaluations, intervenir dans les secteurs des articles ménagers essentiels (AME / NFI), de la santé, de l'eau, hygiène et assainissement (EHA / WASH) et de l'éducation en faveur des communautés les plus affectées.

L'IRC met en uvre le RRMP au Sud Kivu et dans l'ex-Katanga (découpé en quatre nouvelles provinces en 2015). La septième phase du programme (RRMP 7) doit débuter en mai 2016 avec un budget d'environ 4,6 millions d'USD, pour une période de 8 mois. L'équipe du RRMP IRC compte environ 100 personnes (dont 4 expatriés) réparties sur trois bureaux dans les deux provinces.

APERCU

Le/la Senior M&E Manager RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population) est responsable du suivi permanent des interventions d'urgence, du renforcement des capacités de l'équipe d'urgence, de la capitalisation des expériences et apprentissages continus et du partage des bonnes pratiques entre les équipes RRMP basées au sud Kivu et dans l'ex-Katanga. Il/Elle s'assure que les questions transversales comme le genre ou la protection dans toutes les interventions sont prises en compte. Il/elle est basé/e à Bukavu mais passera environ 50% de son temps sur les bureaux de l'ex- Katanga et les sites de terrain à des fins de supervision.

Dans le cadre du programme RRMP, le système de Monitoring et Evaluation (M&E) trouve tout son importance et sa pertinence dans sa capacité à fournir des informations utiles et stratégiques permettant:

• de fournir en permanence des éléments en mesure de montrer l'efficacité du programme
• de faire un suivi rigoureux de la mobilisation et de l'utilisation des ressources (financières, matérielles, humaines, temps) mais aussi du niveau de réalisation des activités
• de détecter à temps les problèmes de mise en uvre afin de leur apporter des solutions pertinentes en temps réel- cela compte tenu du caractère dynamique de toute planification
• de permettre la capitalisation des expériences et apprentissage continus et d'encourager la communication et échanges entre les partenaires et la communauté humanitaire
• de montrer aux bénéficiaires ainsi que la communauté humanitaire les efforts déployés en vue d'améliorer le programme

RESPONSABILITES

Evaluation des besoins:

• Se positionne en tant que leader dans la conception des outils et méthodologies pour les évaluations multisectorielles afin d'identifier les besoins des populations dans les situations d'urgence.
• Se positionne en tant que leader dans la conception des outils et méthodologies de monitoring et d'évaluation des activités RRMP.
• S'assure que les équipes comprennent et appliquent les méthodologies RRMP.
• Assure un reporting précis, exhaustif et dans les délais des résultats des évaluations aux agences partenaires.
• Assure une présentation complète des résultats des évaluations multisectorielles et des rapports de monitoring post intervention à la communauté humanitaire (clusters).
• Collabore avec l'UNICEF et les équipes des autres partenaires RRMP de l'Est de la RDC afin d'améliorer continuellement l'approche et la méthodologie du RRMP ;

Monitoring:

• Joue un rôle de leader, en étroite collaboration avec le Coordinateur Senior RRMP, les Coordinateurs RRMP du Sud Kivu et du Katanga ainsi qu'avec les managers des différentes composantes (AME, WASH, sante) dans la conception des outils et des méthodologies pour le suivi et l'évaluation des activités d'assistance humanitaire mises en place.
• Joue un rôle de leader, en étroite collaboration avec le Coordinateur Senior RRMP, les Coordinateurs RRMP ainsi qu'avec les managers des différentes composantes, dans la mise en uvre des missions de suivi et évaluation des activités du (NFI, Wash et santé) au niveau du terrain.
• S'assure que les données Suivi et Evaluation collectées sont utilisées pour mettre à jour continuellement les standards techniques et améliorer la mise en uvre des activités.
• S'assure que l'ensemble des données statistiques contractuelles relatives au projet RRMP soient adéquatement collectées, analysées et mises à jour.
• S'assure du suivi des indicateurs contractuels et internes relatifs au projet RRMP.
• Accountability : participe au monitoring financier des activités RRMP.

Ressources humaines

• Supervise les managers M&E, les équipes qualité/protection et les gestionnaires des bases de données et conseille/appuie les Managers MSA en utilisant les outils IRC de gestion des performances et en leur assurant conseils et soutien sur la planification, la mise en uvre, le suivi-évaluation, ainsi que la gestion de leurs équipes ;
• S'assure que le personnel RRMP travaille et se comporte de manière conforme au code de conduite de l'IRC ;
• S'assure que l'organigramme RRMP reflète précisément les besoins du programme et que tous les postes sont remplis avec le personnel le plus qualifié possible, et pilote les recrutements nécessaires.

Renforcement des capacités:

• Veille à ce que les équipes du programme et les départements de soutien (Administration, Finances, Logistique, Sécurité) travaillent ensemble de manière efficace ;
• Basé sur les résultats des évaluations systématiques du RRMP, conçoit et applique les modules de formations pour renforcer les capacités techniques de l'équipe d'urgence afin de leur permettre de mieux atteindre les standards qualités et donc être en conformité avec le cadre programmatique IRC et les autres documents de référence.
• Identifie les formations externes et les opportunités d'apprentissage pour l'équipe d'urgence IRC qui répondent à leurs principaux besoins suite aux faiblesses identifiées à travers le monitoring des interventions RRMP.

Mainstreaming Protection:

• Joue un rôle de leader, en étroite collaboration avec le Coordinateur Senior RRMP, les Coordinateurs RRMP du Sud Kivu et du Katanga ainsi qu'avec les équipes de qualité/protection, dans la conception et la mise en uvre de stratégie pour systématiquement impliquer des thèmes transversaux tels que le genre ou la protection dans les interventions d'urgence de l'IRC

Reporting:

• Travaille en étroite collaboration avec le Gestionnaire des Subventions pour assurer un reporting de qualité et dans les délais.

Ce poste est directement supervisé par le Coordinateur Senior RRMP. Il/Elle collabore étroitement avec les coordinateurs RRMP du Sud Kivu et du Katanga, les managers des différentes composantes (MSA, AME, WASH et santé), le Manager RH/Administration et le Gestionnaire des Subventions. Il/Elle supervise directement les équipes M&E des provinces du Sud Kivu et du Katanga.

PRE-REQUIS

• Diplôme Universitaire, de préférence un Master dans les domaines relatifs aux Relations Internationales ou les Etudes du Développement.
• Minimum de deux ans d'expérience à l'étranger, de préférence dans un contexte d'urgence dans une organisation internationale humanitaire.
• Courant en français et anglais nécessaire
• Excellent leadership, gestion du programme, compétences organisationnelle, interpersonnelles et en communication.
• Doit être capable de travailler de manière autonome tout en étant un bon meneur.
• Capacité à vivre et à travailler dans un environnement stressant et instable
• Capacité à mener plusieurs activités à la fois, à improviser, à être flexible et à montrer une sensibilité culturelle.

SECURITE/LOGEMENT

La situation sécuritaire à Bukavu est relativement calme mais imprévisible. Le contexte général au Sud-Kivu est toujours volatile et caractérisé par un conflit latent mais persistant entre différents groupes armés. Des mesures sécuritaires sont en place (maisons gardées, restrictions de mouvements, systèmes de communication, etc.). Les expatriés d'IRC vivent dans des maisons partagées confortables. Ce poste est non accompagné.

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