Democratic Republic of the Congo: Grants Manager

The International Rescue Committee is one of the largest providers of relief and development assistance in the Democratic Republic of Congo with a projected annual budget of over US$ 40 million and around 800 staff. The IRC implements programs in the sectors of health, governance & community development, women's protection & empowerment, education, and emergency response through a network of field offices and a range of institutional and community partnerships in four of the country's provinces.

SCOPE

IRC DRC currently has a portfolio comprised of over 30 grants requiring the development and submission of between 50-60 donor reports annually. The Grants Unit is currently composed of three Grants Managers. Each Grants Manager is responsible for a portfolio of grants determined by the Deputy Director of Grants and Program Support. He/she facilitates the production of timely, high quality proposals, amendment requests and reports to donors and provides colleagues with proactive advice on donor and IRC regulations compliance for that portfolio. The Grants Manager is also responsible for contractual document management. The three Grants Managers work closely with the Kinshasa-based Technical Directors, Kinshasa-based support staff and the provincial heads of offices. This position will be based in Goma, North Kivu Province with travel within the East of the DRC. Limited travel to Kinshasa will be required. The portfolio of grants currently covered by the Grants Manager focuses on emergency response programming, but this is subject to change.

ESSENTIAL JOB FUNCTIONS:

RESPONSIBILITIES

1 Ensure quality and timely proposal submissions and support opportunity identification

• The IRC DRC system for handling proposal developments with management, programs, finance and operations departments to yield timely and quality submissions is understood and respected;
• Project proposal development & revisions (issuing and management of timelines and development processes, writing and editing, review, liaison with writers and reviewers etc) are coordinated and completed effectively as requested by the Deputy Director of Grants and Program Support;

• Monitoring, research and analysis into donor strategies is carried out and shared with program staff.

  1 Maintain positive and constructive relationships with donors, in-country and abroad

• The Manager serves as IRC DRC focal point for the production of donor reports in their portfolio; this includes liaison with IRC DRC teams and IRC HQ for production, review and submission of reports via the relevant donor interlocutor;

• Donor reporting requirements are communicated to relevant program and support staff in a timely manner and tracked to yield timely submissions;

• Donor reports are reviewed for accuracy and quality. This may involve substantial editing, translation and contributing to writing.

• Donor queries are communicated to relevant team members and addressed in a timely manner ;

• Liaison or representation requirements to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points are fulfilled.

  1 Compliance Monitoring

• A broad and deep understanding of the policies and grant agreements in the grant portfolio as well as IRC regulations and procedures is developed and maintained by the Grants Manager. Relevant program and support staff are trained in these areas with the support of the Deputy Director of Grants and Program Support;

• Compliance risks/issues within the Manager's portfolio are proactively identified and advice is offered to grants focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.);

• The IRC DRC grants information management and filing system is respected and all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft and hard libraries.

REQUIREMENTS

• Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills
• Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills
• Fluency in French and English, spoken and written, is essential
• Superior writing and editing skills. At least one year of previous experience preparing donor reports.
• Ability to meet juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure
• Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc.
• Prior professional experience, preferably in Africa in a post-conflict and/or conflict setting;
• Demonstrated experience in grants management or program development preferred;
• Technical expertise in health, protection or emergency response would be advantageous;
• Prior knowledge of donor regulations (in particular UN & OFDA) is an advantage.

Specific Security Situation/Housing:

The designated base location for this position is Goma in North Kivu Province. Crime and theft are common so there is limited freedom of movement. Civil conflict is ongoing in parts of the Eastern DRC and the area is considered unstable. Strict adherence to security guidelines is requested of all IRC staff. The Grants Manager will be housed in shared housing with other expatriate IRC staff. This position is NOT accompanied.

L'International Rescue Committee (IRC) est l'un des plus grands fournisseurs de secours et d'assistance au développement en République démocratique du Congo, avec un budget annuel de plus de 40 millions $ US et environ 800 employés. L'IRC exécutent des programmes dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et développement communautaire, de la protection et autonomisation des femmes, de l'éducation et la réponse aux urgences humanitaires à travers un réseau de bureaux de terrain et un nombre important des partenariales institutionnels et communautaires dans quatre des provinces du pays.

ETENDUE DU TRAVAIL

L'IRC RDC dispose actuellement d'un portefeuille composé de plus de 30 subventions nécessitant l'élaboration et la soumission de 50 à 60 rapports destinés aux bailleurs de fonds chaque année. L'Unité de subventions est actuellement composé de trois Gestionnaires de subventions. Chaque Gestionnaire est responsable d'un portefeuille de subventions fixées par La Directrice adjointe des Subventions et Appui aux Programmes. Il / elle facilite la production des propositions de haute qualité en temps opportun , les demandes d'amendement et les rapports destinés aux bailleurs de fonds ; et donne aux collègues des conseils proactifs sur le respect des règles de conformité des bailleurs et celles de l'IRC pour ce portefeuille. Le Gestionnaire des Subventions est également responsable de la gestion des documents contractuels. Les trois Gestionnaires des subventions travaillent en étroite collaboration avec les directeurs techniques basées à Kinshasa, le personnel de support de Kinshasa et les responsables des bureaux provinciaux. Ce poste sera basé à Goma, Province du Nord Kivu avec certains voyages à l'Est de la RDC. Des voyages limités sur Kinshasa seront nécessaires. Le portefeuille de subventions qui sera actuellement à la charge du Gestionnaire des Subventions concerne essentiellement les programmes de réponse aux urgences, mais cela peut changer.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

RESPONSABILITÉS

1 Assurer la soumissions des propositions de qualité en temps opportun et aider à identifier des nouvelles opportunités

• Le système de l'IRC RDC sur la manière de faire des propositions avec l'appui de la direction, des programmes, les départements des finances et des opérations pour soumettre des propositions de qualité en meilleur délai est bien compris et respecté ;
• L'élaboration de la proposition et les révisions des projets (l'émission et la gestion des échéanciers et des processus de développement, la rédaction et l'édition, la révision, le lien entre les rédacteurs et les réviseurs, etc.) sont coordonnées et complétées efficacement suivant les instructions de la Directrice Adjointe de Subventions et Appui au Programmes;

• Le suivi , la recherche et l'analyse suivant les stratégies des bailleurs de fonds sont effectués et partagés avec le personnel du programme.

  1 Maintenir des relations positives et constructives avec les bailleurs, dans le pays et à l'étranger

• Le gestionnaire servira de point focal de l'IRC RDC pour la production de rapports des bailleurs de fonds dans son portefeuille; ce qui inclut la liaison avec les équipes de l'IRC RDC et du Siege Mondial pour la production, revue et la soumission des rapports via l'interlocuteur correspondant du bailleur;

• Les exigences des bailleurs de fonds sur les rapports sont vite communiqués aux staffs concernés des programmes et de support et le suivi est fait pour soumettre les rapports à temps;

• Les rapports destinés aux bailleurs sont revus pour l'exactitude et la qualité. Ce qui peut impliquer des modifications importantes, la traduction et la contribution à la rédaction.

• Les questions posées par les bailleurs de fonds sont communiqués aux membres de l'équipe concernés et traitées à temps;

• Les exigences de liaison ou de représentation chez les bailleurs, selon le besoin et / ou en l'absence de points focaux réguliers des bailleurs sont remplies.

  1 Suivi de la conformité

• Le Gestionnaire des Subventions développe et garde une compréhension large et profonde des politiques et des accords de subvention dans le portefeuille de subvention ainsi que les règles et procédures de l'IRC. Il forme les staffs concernés des programmes et support dans ces domaines avec le soutien de la Directrice Adjointe de Subventions et Appui aux Programmes;

• Les risques et toutes autres préoccupations de conformité dans le portefeuille du gestionnaire sont identifiés de façon proactive et des conseils sont offerts aux points focaux des subventions et autres staffs de l'IRC RDC (la direction, les finances, les achats, etc.);

• Le système de gestion et classement de l'information des subventions de l'IRC RDC est respectée et tous les documents contractuels des bailleurs, les rapports, courriers importants, etc. sont placés dans un système de classement à jour et cohérent, électroniquement et en dur.

CONDITIONS REQUISES

• Bon communicateur avec des fortes compétences d'organisation, de la gestion du temps et d'analyse.
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
• Maîtrise du français et de l'anglais, écrit et parlé, est indispensable
• Grandes aptitudes de rédaction et d'edition. Au moins un an d'expérience précédente dans la préparation des rapports destinés aux bailleurs.
• Capacité à concilier des priorités concurrentes, respecter délais très serrés et à travailler sous pression
• Solides compétences en informatique: doit être compétent dans l'utilisation des programmes MS Windows Office (Word, Excel), messagerie, etc.
• Une expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique dans une situation post-conflit et / ou dans un environnement de conflit;
• L'expérience confirmée dans la gestion des subventions ou l'élaboration des programmes est préférable;
• L'expertise technique en matière de santé et / ou de protection / VBG serait avantageux;
• Une connaissance préalable des réglementations des bailleurs de fonds (en particulier les NU& OFDA) est un avantage.

Situation sécuritaire spécifique / Logement:

Ce poste est basé à Goma dans la province du Nord Kivu. La criminalité et le vol sont fréquents, il ya donc une liberté de mouvement limitée. Les conflits civils sont toujours récurrentes dans certaines parties de l'Est de la RDC, et la région est considérée comme instable. Le strict respect des normes de sécurité est exigé à tout le personnel l'IRC. Le Gestionnaire des Subventions sera hébergé dans un logement partagé avec d'autres staffs expatriés de l'IRC. Ce poste est NON accompagné.

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