Democratic Republic of the Congo: Senior Finance Controller

An English Description below:

Le Contrôleur des Finances Principal fait son rapport au Directeur des Finances & Conformité. Il est chargé du fonctionnement efficace du Département des Finances en vue de soutenir le programme de la RDC. De façon spécifique, le poste comprend : faire un contrôle technique aux contrôleurs financiers provinciaux afin d'assurer des rapports correctes, à temps, et de qualité. Le SFC aura la responsabilité managériale d'assurer la gestion des budgets des subventions et le cash flow au niveau national.

RESPONSABILITES

SUBVENTIONS & GESTION BUDGETAIRE

• Assurer le leadership et la direction dans la gestion financière des budgets des subventions, s'assurer que les subventions sont proprement enregistrées, étroitement contrôlées et correctement rapportées.
• Avec une équipe des contrôleurs des projets, donner un soutien aux Directeurs Techniques et au personnel du programme et des subventions dans les affaires financières relatives à l'élaboration des propositions et/ou à la gestion des subventions.
• Assurer le leadership et la guidance à une équipe des Contrôleurs des projets ; les former et les encadrer afin de bâtir leurs capacités et compétences.
• S'assurer que les Contrôleurs des projets remplissent leurs devoirs comme il faut : soutenir les Directeurs Techniques, les équipes du programme et des subventions ; se convenir sur les critères de performance et évaluer la performance régulièrement.
• Préparer et/ou faire une évaluation des budgets des subventions pour les nouvelles propositions, évaluations, et réalignements. Consolider les budgets multi provinciaux.
• Maintenir les allocations des Coûts du Programme Partagé (SPCs) pour le Siège de Kinshasa (KHQ) afin de garder l'information à jour et assurer l'équité dans la distribution dans les subventions ; Evaluer les SPCs dans les Budgets proposés afin d'assurer une allocation suffisante.
• S'assurer que les Contrôleurs des projets préparent mensuellement des Budgets Vs des Rapports réels pour les Directeurs Techniques ; des Rapports Consolidés Budget Vs Réels pour les budgets multi provinciaux pour examen par la gestion principale.
• Examiner les rapports financiers des donateurs préparés par les Contrôleurs des projets et avant de les soumettre à New York et/ou au Donateur.
• Participer aux réunions de gestion des subventions de haut niveau, tout en s'assurant que les points d'action sont suivis par les Contrôleurs des projets.
• Donner une guidance aux Directeurs Techniques et au personnel du programme sur les approches appropriées sur la gestion financière des budgets des subventions y compris la flexibilité budgétaire, la permissivité des coûts, etc.
• Conduire les Contrôleurs Techniques en assurant un contrôle financier des partenaires gérés de KHQ ; contrôler l'évaluation des partenaires et faire des examens et contrôles financiers continus.
• Examiner mensuellement les subventions recevables et faire le suivi avec l'équipe des subventions pour la collecte des fonds des donateurs.

GESTION DES FINANCES PROVINCIALES

• Prendre la direction dans le renforcement de la fonction de gestion financière des bureaux provinciaux afin d'augmenter la redevabilité, minimiser les risques financiers et améliorer la qualité des rapports.

• Assurer le contrôle technique des Contrôleurs Financiers Provinciaux dans l'exercice de leurs fonctions ; contribuer à l'établissement des critères clé de performance et donner des intrants dans leur processus d'évaluation.

• Définir et se mettre d'accord avec le Contrôleur Financier Provincial et le Directeur Provincial sur les résultats financiers clé du bureau de province, des dates de livraison, et s'assurer de l'adhésion.

• S'assurer que les réconciliations des comptes mensuelles du bilan sont effectuées par le bureau provincial ; les examiner trimestriellement. Les problèmes qui méritent une attention seront présentés au Directeur Provincial pour action.

• Présenter et discuter trimestriellement les rapports du bilan provincial avec le Directeur des Finances & Conformité et le Directeur Régional.

• S'assurer que le rapport FM01 provincial est préparé mensuellement.

• Faire une évaluation financière des budgets des subventions soumis pour proposition, réalignements, etc.

• Examiner les rapports financiers des donateurs préparés par les Contrôleurs Financiers Provinciaux avant de les soumettre à NY et au donateur.

• Assurer une formation technique aux Contrôleurs Financiers Provinciaux et leurs équipes selon les cas.

• Faire des visites de contrôle financier des Bureaux Provinciaux tel que décrit dans les Directives de Contrôle du Bureau de Terrain du Siège afin de garantir la conformité.

• Evaluer les systèmes financiers des Bureaux de Terrain Provinciaux et la capacité du personnel et recommander des actions de redressement si nécessaire.

• Assurer la guidance et la direction sur des problèmes financiers si nécessaire.

• Travailler en collaboration avec les contrôleurs financiers provinciaux et les gestionnaires afin de faire de meilleures prévisions des espèces, s'assurer que le transfert des espèces au terrain est effectué à temps.

• S'assurer que toutes les procédures des opérations des espèces et des contrôles internes sont strictement suivies pour la sécurité.

AUTRES

• Contribuer à l'amélioration du système et processus général de l'environnement financier de la RDC.
• Examiner les procédures et processus financiers afin d'assure leur efficacité ; recommander des changements nécessaires au Directeur Financier et de Conformité afin d'améliorer la performance et réduire les temps du cycle ;
• Travailler en collaboration avec les équipes des Finances et des Subventions de NY ; leur fournissant des informations et des rapports selon les besoins ;
• Préparer mensuellement le rapport de la Lettre de Crédit de la RDC (LOC) ;
• En cas de besoin, faire l'intérim du Directeur des Finances & Conformité pour assurer la continuité.
• S'assurer que les opérations financières du siège de la RDC se conforment au Manuel Financier de l'IRC, aux règlements des donateurs et aux lois du pays.
• Maintenir l'Allocation des Coûts du Programme Partagés pour le Siège de Kinshasa. Prendre le devant dans l'élaboration et le maintien du budget de fonctionnement de la RDC ; examiner les soumissions des bureaux provinciaux et les consolider.

EXIGENCES

• Un diplôme de Licence en Comptabilité, Administration des Affaires, Commerce ou Finance.
• Un Certificat Professionnel reconnu en comptabilité tel que le ACCA, CIMA, CPA.
• Une Maîtrise en Comptabilité ou en Gestion serait un avantage
• Un minimum de 8 ans d'expérience de gestion des fonctions financières pour une association sans but lucratif, dont trois en qualité de Chef de Département Finance.
• Exige une expérience intense de travail avec des systèmes comptables à l'ordinateur, des tableaux standards, et des programmes des bases des données.
• Exige une excellente connaissance et une expérience de travailler avec SUN et Vision.
• Une bonne capacité d'articuler les problèmes et de donner des solutions par e-mail et coups de téléphone pour les sites éloignés.
• Capacité de remplir ses devoirs de façon indépendante avec un minimum de soutien technique.
• Doit être un communicateur patient et bon, capable de travailler dans un environnement organisationnel qui implique une diversité des cultures, des langues, et des intérêts et problèmes personnels.
• Jouer un bon rôle de facilitateur et de joueur d'équipe dans la résolution des problèmes.

Situation Sécuritaire Spécifique/Logement Le poste est basé à Kinshasa ; il est non accompagné. Un logement modeste, sécurisé approprié et raisonnable selon le contexte sera assuré.

English version

Reporting to the Director of Finance & Compliance, the Senior Finance Controller (SFC) will be responsible for the efficient and effective functioning of the Finance department to support the DRC program. Specifically, this will include providing technical oversight to the Provincial Finance Controllers to ensure quality, timely and accurate reporting. The SFC will have management responsibility to assure proper management of grant budgets and cash flow at the national level.

RESPONSIBILITIES:

GRANTS & BUDGET MANAGEMENT

• Provide leadership and direction in the financial management of grant budgets; assure grants are properly recorded, closely monitored and accurately reported.
• With a team of Project Controllers, provide support to Technical Directors, Program and Grant Staff in financial matters relating to proposal development and or grant management.
• Provide leadership and guidance to a team of Project Controllers; Train and mentor them to build their skill and competences.
• Ensure that the Project Controllers perform their duties as needed supporting Technical Directors, program and grants teams; agree on performance benchmarks and evaluate performance on a regular basis.
• Prepare and or perform a review of Grant Budgets for new proposals, revisions and realignments. Consolidate multi-provincial budgets.
• Maintain the Shared Program Costs (SPCs) Allocations for KHQ to keep information current and assure equity in distribution across grants; Review SPCs in proposal budgets to assure sufficiency of allocation.
• Ensure Project Controllers prepare on a monthly basis Budget Vs Actual reports for Technical Directors; Consolidated Budget Vs Actual for multi-provincial budgets for review by senior management.
• Review donor financial reports prepared by the Project Controllers and before submission to NY and or to the donor.
• Participate in high-level grant management meetings; ensuring action points are followed through by the Project Controllers.
• Provide guidance to Technical Directors and program staff on appropriate approaches in financial management of grant budgets including budget flexibility, allowance of costs etc.
• Lead the Project Controllers in providing financial oversight of Partners managed from Kinshasa; oversee the assessment of partners and provide ongoing financial reviews and monitoring.
• Review monthly the grants receivables and follow up with the grants team for funds collection from the donor or draw downs.

PROVINCIAL FINANCE MANAGEMENT:

• Lead in strengthening of the financial management function of provincial offices to increase accountability, minimize financial risks and improve on the quality of reporting.
• Provide technical oversight to Provincial Finance Controllers in the performance of duties; contribute to the setting of their key performance benchmarks and provide input in their evaluation process.
• Define and agree with the Provincial Finance Controller and the Provincial Director key financial outputs from the provincial office, delivery dates and assure adherence.
• Ensure monthly balance sheet account reconciliations are done by the provincial office; Review these on a quarterly basis. Matters requiring attention presented to Provincial Directors for action.
• On a quarterly basis, present and discuss provincial balance sheet reports with the Director of Finance & Compliance and the Regional Director. Follow-up on any corrective action noted.
• Ensure Provincial FM01 Report is prepared on a monthly basis.
• Perform finance review of grant budgets submitted for proposals, realignments etc.
• Review donor financial reports prepared by Provincial Finance Controllers before submission to NY and the donor.
• Provide technical training to provincial finance controllers and their teams as necessary.
• Conduct financial monitoring visits of Provincial Offices as outlined by HQ Finance Field Assessment Tool to assure compliance.
• Evaluate Provincial Field Offices financial systems and the capacity of staff and recommend remedial action where necessary.
• Provide guidance and direction on financial matters as may be needed.
• Work with the provincial finance controllers and managers to ensure better cash forecasting; Ensure that cash transfers to the field are made on a timely basis
• Ensure all cash operation procedures and internal controls are strictly followed for the safety and security.

OTHERS

• Contribute to the overall systems and process improvement of the DRC financial environment;
• Review financial procedures and processes to assure efficiency and effectiveness; recommend to Director of Finance & Compliance necessary changes to in order to improve performance and reduce cycle times.
• Work with NY finance and grant teams; provide information and reports as may be required.
• Prepare the DRC Letter of Credit (LOC) report on a monthly basis.
• When required, act in the position of Director of Finance & Compliance to provide for continuity.
• Assure the financial operations of DRC-HQ office comply with the IRC Finance Manual, Donor regulations and also the law of the country.
• Maintain the Shared Program Costs Allocation for the Kinshasa Headquarter office. Lead in the development and maintenance of the DRC Operating Budget; review Provincial Offices submissions and consolidate;

REQUIREMENTS:

• A Bachelors degree in Accounting, Business Administration, Commerce or Finance
• A recognized professional certificate in accounting such as ACCA. CIMA, CPA
• A Masters degree in Accounting or Management will be an added advantage;
• Minimum 8 years experience managing the finance functions of a non-profit organization, three of which must be as head of finance.
• Requires extensive experience in working with computerized accounting systems, standard spreadsheet and database programs;
• Requires excellent knowledge of, and working experience with SUN and Vision
• A good ability to articulate issues and give solutions in remote sites by email or phone calls;
• Ability to carry out responsibilities independently with minimal technical support;
• Must be a patient and good communicator who can function in an organizational environment involving a diversity of cultures, languages, and personal interests and agendas;
• Play a good role of facilitator and team player in solving problems;

Specific Security Situation/Housing : The position is based in Kinshasa, it is unaccompanied. Safe and modest housing as appropriate and reasonable as the context allows will be provided.

Please follow this link to apply: http://www.aplitrak.com/?adid=a2F0cmluYW1pbGxlci4yNDM3Ni4zODMwQGlyYy5hcGxpdHJhay5jb20