Democratic Republic of the Congo: Senior Emergencies Coordinator

Job Description

IRC is looking for a dynamic, proactive candidate and strong team player to guide the mission in rapid response activities and in particular to lead a consortium within the framework of the Implementation of the Rapid Response to Population Movements in Tanganyika, DRC. If you like action and emergency work, if you are motivated to confront any challenge with quick and solid solutions, if you are able to multi task and produce results, you are strongly encouraged to apply!

CONTEXT

Since 1996, IRC has been responding to the humanitarian and development needs of the Democratic Republic of Congo (DRC). Focusing our efforts on conflict-affected populations in the eastern provinces of North and South Kivu, Tanganyika and Upper Katanga, IRC aims to save lives, strengthen Congolese institutions and improve strengthen social cohesion. Guided by its fundamental principles of capacity building, participation, partnership, protection and promotion of human rights, as well as holistic programming, IRC currently operates in the following areas: primary health care, including: including reproductive health, governance and conflict management, women's empowerment and prevention and mitigation of gender-based violence, child protection and education, and emergency preparedness and response .

PROGRAM AND ITS OBJECTIVES

As part of the IRC mission's emergency response efforts in the DRC, we will look for a Senior Emergency Response Coordinator / RRMP Team Lead (SCRU), to support the mission in developing and coaching the actions of urgency, including the implementation of RRMP activities (Rapid Response to Population Movements).

RRMP is a UNICEF-funded, multi-sector, rapid response program run by NGO consortia, including IRC in partnership with AVSI. Created in 2004, in response to the urgent humanitarian needs of recently displaced populations, the RRMP focuses on the eastern provinces of the DRC, being the most affected by the conflict that has persisted since the 1990s. The main objectives of the RRMP program are to pre-position human, material and financial resources for a response at all times to enable rapid multisectoral interventions based on emergency needs analysis. The RRMP conducts multi-sectoral assessments in areas recently affected by population movements (displacement or return) to inform the humanitarian community about the scale of these movements and the main humanitarian needs. On the basis of these assessments and in the absence of another actor with the capacity to respond quickly, RRMP partners will be involved in the sectors of essential household items (NFI) and cash transfer, health, and water, hygiene and sanitation (WASH) and education for the most affected communities. Being a former RRMP partner, IRC, in consortium with the NGO AVSI, today is implementing the 9th phase of the RRMP in the province of Tanganyika, covering all the sectors mentioned with a team of more than 100 people.

Senior Emergencies Coordinator is leading the IRC/AVSI RRMP Consortium in the implementation of RRMP activities in and around Tanganyika Province. He/she is responsible for the good management of the consortium with AVSI, thus the communication with the donor and the steering committee of RRMP (COTEH). Responsible for the management and supervision of his team, he/she ensures and facilitates the planning and communication between all the teams, including the program, evaluation and support teams, to ensure that the evaluations and interventions implemented meet the criteria of speed. relevance, quality and accountability to beneficiaries such as the donor. He/she ensures that the interventions are well planned and coordinated between the various departments, the partners and the members of the COPIL and that all the reporting deadlines are respected, ensuring the quality of these products.

The Senior Emergencies Coordinator, in addition, contributes to the capacity building of the rapid response of the IRC mission in the DRC beyond RRMP, through its involvement in the Mission Emergency Preparedness Plan process, as well as its contribution to the development of new emergency proposals its technical support for emergency programs already in the race.

He/she works under the responsibility of the Deputy Director of Programs, with the support of the Field Coordinator. He/she is based in Kalemie. It is expected that he/she will spend at least 30% of his/her time on field sites for supervision purposes as well in Goma for donor and other coordination meetings.

RESPONSIBILITIES

Program:

• Responsible for the smooth running and quality of the RRMP program:

• Ensures that the implementation of the RRMP's quality activities meet the indicated deadlines, the RRMP technical protocols, the donor contract conditions, the budget, as well as the IRC rules;

• Oversees Senior Managers responsible for the AME / Cash, WASH and Health, M & E sectors including evaluation, planning, implementation and budget monitoring components, as well as quality control and quality assurance for sectoral interventions and M & E;

• Ensures that program teams and support departments (Administration, Finance, Logistics, Security) work closely together to anticipate, plan, implement and monitor effectively and over time all support needs in support of implementation of the RRMP program activities;

• Ensures coordination, preparation and decision-making coordination meetings according to the weekly work schedule and the action plan between IRC and AVSI.

• Ensures that all COTEH reporting requirements (weekly reports, M & E reports, capacity reports and other), ie the donor reports (quarterly reports), are coordinated and responded to within the given deadlines and that the documents are of high quality and complies with the rules of the donor and the IRC.

• Guarantees the unified and harmonious implementation of the RRMP IRC / AVSI consortium, ensuring good collaboration, coordination and communication with the AVSI co-lead, and facilitating technical exchanges and the identification and generalization of good practices;

• Represents IRC in humanitarian coordination meetings, ensuring that IRC's resources are committed in a coordinated, well-planned and responsive manner.

• Raise alerts and ensure, in close collaboration with UNICEF and other RRMP members, that the humanitarian community is informed about RRMP activities and promotes as necessary the resumption of RRMP emergency responses by other actors;

• Work with UNICEF and other RRMP partners' teams to continually improve the RRMP approach and methodology;

Logistics

• Ensures the preparation, updating and monitoring of the program's purchasing plan in close collaboration with senior managers and support departments;

• In support of Senior Managers, ensures that RRMP teams receive the required level of support in transportation, purchasing and warehousing.

• Ensures inventory tracking plans are up-to-date for all programs by making Senior Managers accountable for follow-up.

Budget and Finances

• Oversees and approves the expenses of his team, ensuring the proper management of the RRMP budget in accordance with the rules of the donor and the IRC, and coordinates with the relevant departments.

• In support of Senior Managers, ensures that expenditures are made in accordance with the financial procedures of the IRC, and correctly charged.

• Follows on a daily basis of expenses, thus ensures monthly meetings with all of his team, logistics and finance for a review of expenses and budget planning.

• Ensures that senior managers follow their budget and organizes expenditure analysis meetings with managers and finance, and logistics, on a weekly basis.

Security

• Using a variety of sources, continually analyzes the security, political and humanitarian context of Tanganyika;

• In close collaboration with the Security Department of IRC and AVSI, provides a high level of awareness and preparedness for security risks, in accordance with the IRC Security Management Plan.

• Ensures the integration of security needs into all RRMP interventions

• Ensures, without exception, the submission for approval of the movement schedule of his team within the deadline indicated by the security department and before any movement.

Human resources

• Supervises WASH, NFI, Cash, Health and M & E Senior Managers using IRC's performance management tools and provides them with advice and support (technical and non-technical) on planning, implementation, monitoring and evaluation. Evaluation, as well as the management of their teams;

• Ensure that RRMP staff work and behave in a manner consistent with the IRC Code of Conduct;

• Ensure that the RRMP organization chart accurately reflects the needs of the program and that all positions are filled with the most qualified staff possible, and drive the necessary recruitments.

Other

• Supporting IRC management during visits by donors, journalists and other stakeholders

• Participate and contribute occasionally and on an ad hoc basis to the development of other emergency response projects;

• Perform other necessary tasks as part of the implementation of the RRMP.

• Contributes to the capacity building of the IRC mission's rapid responses in the DRC beyond RRMP, through its involvement in the Mission's Emergency Preparedness Plan process, and its contribution to the development of new emergency proposals, ie its support emergency program already in the race.

PROFILE REQUIRED

• Advanced university degree, preferably in an appropriate field such as international relations, economics or development studies

• At least 5 years’ experience in humanitarian project management, including rapid response projects, including several years in the field with an international NGO, preferably in Africa

• Demonstrated experience in project management as a desirable quick response mechanism

• Very good level of French and English, both spoken and written

• Excellent planning, project management and budgeting skills

• Excellent leadership, communication, human resource management, interpersonal and intercultural communication skills

• Strong ability to work in unstable security environments and to remain efficient, clear and transparent when under pressure, to be flexible, to improvise and to anticipate needs. Oriented to the found solutions.

• Willing to travel regularly, including on field sites, and to cope with basic living conditions

• Good computer skills (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook)

Security / Housing:

The security situation in Kalemie is relatively calm but unpredictable. The general context in Tanganyika is still volatile and characterized by a latent but persistent conflict between different armed groups. Security measures are in place (guarded houses, movement restrictions, communication systems, etc.). IRC expats live in comfortable shared homes. This post is unaccompanied.

IRC cherche un(e) candidat(e) dynamique, proactif(ve) et un(e) fort(e) rassembleur d’équipe guider la mission dans les activités de réponse rapide et en particulier de piloter un consortium dans le cadre de la mise en œuvre du Réponse Rapide aux Mouvements de Population à Tanganyika, DRC. Si vous aimez l’action et le travail d’urgence, si vous êtes motivés de confronter quel que soit le défi avec des solutions rapides et solides, si vous êtes capable de multi task et de produire les résultats, vous êtes fortement encourages de postuler !

CONTEXTE

Depuis 1996, IRC répond aux besoins humanitaires et de développement de la République Démocratique du Congo (RDC). En focalisant nos efforts sur les populations touchées par les conflits dans les provinces de l'est du pays notamment, le Nord et le Sud Kivu, le Tanganyika et le Haut Katanga, IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale. Guidé par ses principes fondamentaux de renforcement des capacités, de participation, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l'homme, ainsi que de programmation holistique, IRC opère aujourd'hui dans les domaines suivants: soins de santé primaires, y compris la santé reproductive, gouvernance et gestion des conflits, l'autonomisation des femmes et la prévention et l'atténuation des violences basées sur le genre, la protection et l'éducation des enfants, et la préparation et la réponse aux situations d'urgence.

PROGRAMME ET SES OBJECTIVES

Dans le cadre des efforts de réponse d’urgence de la mission d’IRC en RDC, nous chercherons une Senior Coordinator des Response d’Urgences/Team lead RRMP (SCRU), pour soutenir la mission dans le développement et encadrement des actions d’urgence, notamment la mise en œuvre des activités du programme RRMP (Réponse Rapide aux Mouvements de Population).

Le RRMP est un programme de réponse rapide et multisectorielle financé par UNICEF et exécuté par des consortia des ONGs, dont IRC en partenariat avec AVSI. Créée en 2004, en réponse aux besoins humanitaires urgents des populations récemment déplacées, le RRMP se focalise sur les provinces de l’Est de la RDC, étant le plus touchés par le conflit qui persiste depuis les années ’90. Les objectifs principaux du programme RRMP sont de pré positionnement des capacités en ressources humaines, matérielles et financières pour une réponse à tout moment afin de permettre les interventions multisectorielles rapides et basées sur l’analyse des besoins d’urgence. Le RRMP conduit des évaluations multi sectorielles dans des zones récemment affectées par des mouvements de populations (déplacements ou retours) afin d’informer la communauté humanitaire présente quant à l’envergure de ces mouvements ainsi que les principaux besoins humanitaires. Sur la base de ces évaluations et en l’absence d’un autre acteur ayant la capacité de répondre rapidement, les partenaires d’RRMP interviendront dans les secteurs des articles ménagers essentiels (AME / NFI) et cash transfert, de la santé, et de l’eau, hygiène et assainissement (EHA / WASH) et l’éducation en faveur des communautés les plus affectées. Etant un ancien partenaire du RRMP, l’IRC, en consortium avec l’ONG AVSI, aujourd’hui met en œuvre du 9ieme phase du RRMP dans la province de Tanganyika, couvrant tous les secteurs cités avec une équipe de plus de 100 personnes.

Le SCRU dirige le Consortium RRMP de l’IRC/AVSI dans la mise en œuvre des activités RRMP dans la province de Tanganyika, et alentour. Il/elle est responsable de la bonne gestion du consortium avec AVSI, ainsi la communication avec le bailleur et le comité de pilotage de RRMP (COTEH). Responsable du management et encadrement de son équipe, il/elle assurer et facilite la planification et communication entre tous les équipes, compris les équipes programme, évaluation et support, afin d’assurer que les évaluations et interventions mise en œuvre respectent les critères de rapidité, pertinence, qualité et redevabilité envers les bénéficiaires comme le bailleur. Il/elle assure que les interventions sont bien planifiées et coordonnées entre les différents départements, les partenaires et les membres du COPIL et que tous les délais de rapportage sont respectés, veillant la qualité de ces produits.

Le SCRU, en plus contribue au renforcement des capacités des réponses rapides de la mission IRC en RDC au-delà RRMP, à travers son implication du processus Plan de Préparation des Urgence de la mission, ainsi sa contribution au développement de nouvelles propositions d’urgence, soit son appui technique aux programmes d’urgence déjà en course.

Il/elle travaille sous la responsabilité du Directeur des Programmes DDP, avec l’appui du Coordinateur Terrain. Il/elle est basé/e à Kalemie. Il est prévu qu’il/elle passera au moins 30% de son temps sur les sites de terrain à des fins de supervision ainsi à Goma pour rencontrer le bailleur et la hiérarchie.

RESPONSABILITES

Programme:

• Responsable du bon déroulement et la qualité du programme RRMP :

• Assure que la mise en œuvre des activités de qualité du RRMP respectent les délais indiqués, les protocoles techniques du RRMP, les conditions de contrat bailleur, le budget, ainsi que les règles de l’IRC;

• Supervise les senior Managers responsable pour les secteurs AME/Cash, WASH et Sante, M&E et notamment les composantes d’évaluation, planification, mise en œuvre, suivi des budgets, ainsi le control et garanti de qualité des interventions sectoriels et le M&E;

• Veille à ce que les équipes du programme et les départements de support (Administration, Finances, Logistique, Sécurité) travaillent étroitement ensemble permettant l’anticipation, planification, réalisation et suivi efficace et dans le temps de tous les besoins support en soutien de la mise en œuvre des activités programmes du RRMP;

• Assure le tenu des réunions de coordination de coordination, préparation et prise de décision selon le planning hebdomadaire de travail et le plan d’action accordé entre IRC et AVSI.

• Veille que tous les besoins de rapportage COTEH (reports hebdomadaires, rapports M&E, rapports de capacité et autre), soit les rapports bailleur (rapport trimestriels), sont coordonnés et répondus dans les délais données et que les documents sont d’haute qualité et conforme les règles du bailleur et de l’IRC.

• Est garant que la mise en œuvre unifiée et harmonieuse du consortium RRMP IRC/AVSI, assurant la bonne collaboration, coordination et communication avec le co-lead AVSI, et facilitant des échanges techniques et l’identification et la généralisation des bonnes pratiques ;

• Représente l’IRC dans les réunions du COTEH et de la coordination humanitaire, en s’assurant que les ressources de l’IRC sont engagées de manière coordonnée, bien planifiée et conforme notre capacité d’intervention.

• Faire monter les alertes et assure, en proche collaboration avec l’UNICEF et les autres membres de RRMP, que la communauté humanitaire soit informée des activités RRMP et promeut comme nécessaire la reprise des interventions d’urgence du RRMP par d’autres acteurs ;

• Collabore avec l’UNICEF et les équipes des autres partenaires RRMP afin d’améliorer continuellement l’approche et la méthodologie du RRMP ;

Logistique

• Assure la préparation, mise à jour et suivi du plan d’achats du programme en étroite collaboration avec les Senior managers et les départements support;

• En appui des Senior Managers, assure que les équipes RRMP reçoivent le niveau de soutien requis en transport, achats et entreposage.

• Veille que les plans de suivi de stocks sont à jour pour tous les programmes en responsabilisant les Senior Managers pour son suivi.

Budget et Finances

• Supervise et approuve les dépenses de son équipe, assurant la bonne gestion du budget du RRMP conforme les règles du bailleur et de l’IRC, et coordonne avec les départements concernés.

• En soutien des Senior Managers, assure que les dépenses soient réalisées en conformité avec les procédures financières de l’IRC, et correctement imputées.

• Suit sur base quotidien des dépenses, ainsi assure les réunions mensuelles avec l’ensemble de son équipe, la logistique et la finance pour une revue des dépenses et la planification budgétaire.

• Veille que les senior managers suivent leurs budget et organise les réunions d’analyse des dépenses avec les managers et la finance, et la logistique, sur base hebdomadaire.

Sécurité

• A l’aide de sources variées, analyse continuellement le contexte sécuritaire, politique et humanitaire du Tanganyika ;

• En étroite collaboration avec le Département Sécurité d’IRC et AVSI, assure un haut niveau de conscience et de préparation face aux risques sécuritaires, en conformité avec le plan de gestion de la sécurité de l’IRC.

• Assure l’intégration des besoins de la sécurité dans toutes les interventions RRMP

• Assure, sans exception, la soumission pour approbation du planning de mouvement de son équipe dans le délai indiqué par le département de la sécurité et avant tout mouvement.

Ressources humaines

• Supervise les Senior Managers WASH, AME/Cash, Santé et M&E en utilisant les outils d’IRC de gestion des performances et en leur assurant conseils et soutien (technique et non technique) sur la planification, la mise en œuvre, le suivi-évaluation, ainsi que la gestion de leurs équipes ;

• Assurer que le personnel RRMP travaille et se comporte de manière conforme au code de conduite de l’IRC ;

• Assurer que l’organigramme RRMP reflète précisément les besoins du programme et que tous les postes sont remplis avec le personnel le plus qualifié possible, et piloter les recrutements nécessaires.

Autres

• Soutenir la Direction de l’IRC lors des visites de bailleurs, de journalistes et de VIP ;

• Participer et contribuer occasionnellement et de manière ponctuelle au développement d’autres projets de réponse d’urgence ;

• Exécuter d’autres tâches nécessaires dans le cadre de la mise en œuvre du RRMP.

• Contribue au renforcement des capacités des réponses rapides de la mission IRC en RDC au-delà RRMP, à travers son implication du processus Plan de Préparation des Urgence de la mission, ainsi sa contribution au développement de nouvelles propositions d’urgence, soit son appui technique aux programmes d’urgence déjà en course.

PROFIL REQUIS

• Diplôme universitaire supérieur, de préférence dans un domaine approprié tel que les relations internationales, l’économie ou les études en développement

• Au moins 5 ans d’expérience en gestion de projet humanitaires, y compris les projets des réponses rapides, dont plusieurs années sur le terrain avec une ONG internationale, de préférence en Afrique

• Expérience démontré en gestion de projet de type mécanisme de réponse rapide souhaitable

• Très bon niveau de français et d’anglais, à l’oral comme à l’écrit

• Excellentes compétences en planification, gestion de projet et de budget

• Excellentes compétences en leadership, communication, gestion des ressources humaines, communication interpersonnelle et interculturelle

• Forte capacité à travailler dans des environnements sécuritaires instables et de de rester efficace, clair et transparente quand sous forte pression, à faire preuve de flexibilité, d’improvisation et d’anticipation des besoins. Orienté vers la trouvé des solutions.

• Disposé à voyager régulièrement, y compris sur des sites de terrain, et à faire face à des conditions de vie basiques

• Bonnes compétences en informatique (Excel, Word, PowerPoint, and Outlook)

Sécurité / Logement:

La situation sécuritaire à Kalemie est relativement calme mais imprévisible. Le contexte général au Tanganyika est toujours volatile et caractérisé par un conflit latent mais persistant entre différents groupes armés. Des mesures sécuritaires sont en place (maisons gardées, restrictions de mouvements, systèmes de communication, etc). Les expatriés d’IRC vivent dans des maisons partagées confortables. Ce poste est non accompagné.

Applications to be submitted on:

https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=3599