Democratic Republic of the Congo: Financial, Administrative and Program Assistant, Kinshasa, DRC

Financial, Administrative and Program Assistant, Kinshasa, DRC

Company Profile:

MSI, a Tetra Tech Company, is a Washington, DC metro area international development firm with a 35-year history of delivering development results across the world. Our core expertise is in the fields of monitoring and evaluation (M&E), institutional development, public sector management, governance and anti-corruption. MSI has implemented projects in 90 countries around the world such as Jordan, Kenya, Indonesia, Syria, Pakistan, Afghanistan, Ukraine, Colombia, and Mexico. As one of the leading companies in our field, MSI has partnered with organizations across all sectors of international development to support clients ranging from large bilateral and multilateral donors such as USAID, the World Bank and the UNDP to national and local governments, NGOs, think tanks, foundations and universities. For more information on MSI, please visit our website at www.msiworldwide.com.

Position Summary:

MSI is looking to fill a financial, administrative, and program assistant position in Kinshasa. The financial, administrative, and program assistant will report to the DRC Monitoring and Evaluation Coordination Contract (MECC) deputy chief of party (DCOP) and work closely with MECC staff and MSI’s senior project manager at the MSI headquarters (HQ) in Washington, DC to ensure smooth and compliant implementation of the MECC program.

**Please note: Only citizens of the DRC are eligible for this position.

Responsibilities:

· Process payments for MSI local staff (salary payments, employee benefit payments, tax reporting, medical insurance, etc.)

· Provide all data and backups for MSI financial reports.

· Ensure adherence to USAID rules and regulations as well as Congolese law.

· Work closely with the MSI MECC staff to ensure all Component 2 activities have proper approvals (admin, logistic and financial).

· Coordinate with DCOP and other technical staff all administrative, logistical and programmatic needs for workshops and meetings.

· Work with the technical team to produce materials for and reports from workshops and meetings.

· Assist in the recruitment of local consultants upon request from the DCOP and MSI HQ.

· Update any organizational chart changes, point of contact and any changes to the team structure to MSI HQ.

· Maintain the communication and security manual and share with MSI MECC staff and consultants.

· Provide logistical support by coordinating with the IBTCI MECC logistics manager when both MSI HO and local staff are traveling in and outside of Kinshasa.

· Maintain and update MECC MSI property disposition files and ensure all property is properly labeled.

· Provide assistance to the MSI HQ team with procurement requests.

· Maintain a contact list for STTA’s traveling to DRC.

· Work with the MSI home office team to produce reports and gather necessary documentation for all contract-related issues pertaining to procurement, travel and finance.

· Introduce new personnel to project policies and procedures.

· Keep records of employees’ sick days, overtime, and vacation days according to USAID and MSI policies.

· Make hotel reservations for MSI international personnel and visitors and providing all tools necessary for their work (transport, internet access, assist with local phone, etc.).

· Perform other human resources, logistics, programmatic and administrative management/duties as required.

Qualifications:

· Minimum 3 years of experience in finance, administrative and program management in the DRC

· Demonstrated experience using Excel and Quickbooks

· Experience with making salary deductions and payment to the proper authorities

· High degree of maturity and ability to work collaboratively with multiple partners and vendors

· Experience managing staff in multiple locations

· Bachelor’s degree in Business Administration, Finance or related field.

· Experience with USAID funded project preferred

· Fluency in written and spoken English is required

· Ability to travel to regions outside of Kinshasa

Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.

MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.

Assistant Financier, Administratif et de Programme, Kinshasa, RDC

Management Systems International, une entreprise de Tetra Tech, est une entreprise de développement international de la région métropolitaine de Washington, DC, avec 35 ans d'expérience dans la réalisation de résultats de développement à travers le monde. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l'évaluation, du développement institutionnel, de la gestion du secteur public, de la gouvernance et de la lutte contre la corruption. MSI met en œuvre près de 100 projets dans 90 pays à travers le monde tels que la Jordanie, le Maroc, le Liban, la Syrie, le Pakistan, l'Afghanistan, la Colombie et le Mexique. En tant que l'une des entreprises principaux dans notre domaine, MSI a établi des partenariats avec plus de 80 organisations dans tous les secteurs du développement international avec des clients de grands donateurs bilatéraux et multilatéraux, tels que l'USAID, la Banque Mondiale et le PNUD, et les gouvernements nationaux et locaux, think tanks, fondations et universités. Pour plus d'informations sur MSI, visitez notre site Web à www.msiworldwide.com.

Résumé de la position:

MSI cherche à pourvoir un poste d'Assistant financier, administratif et de programme à Kinshasa. L'assistant financier, administratif et de programme rendra compte au DCOP du Contrat de coordination de suivi et d'évaluation (MECC) et travaillera en collaboration avec le personnel de MECC et le chef de projet de MSI au siège du MSI à Washington, DC pour assurer une mise en œuvre fluide et conforme du programme MECC.

Responsabilités:

• Traitement des paiements pour le personnel local de MSI (paiements de salaires, paiements d'avantages sociaux, déclaration d'impôts, assurance médicale, etc.)

• Fournir toutes les données et sauvegardes pour les rapports financiers MSI.

• Veiller au respect des règles et règlements de l'USAID ainsi que de la législation congolaise.

• Travailler en étroite collaboration avec le personnel du MECC MSI pour s'assurer que toutes les activités de la Composante 2 sont approuvées (administratives, logistiques et financières).

• Coordonner avec DCOP et les autres membres du personnel technique tous les besoins administratifs, logistiques et programmatiques pour les ateliers et les réunions.

• Travailler avec l'équipe technique pour produire du matériel et des comptes rendus d'ateliers et de réunions.

• Aider au recrutement de consultants locaux à la demande du DCOP et du siège de MSI.

• Mise à jour des modifications de l'organigramme, du point de contact et de tout changement apporté à la structure de l'équipe au siège de MSI.

• Maintenir le manuel de communication et de sécurité et les partager avec le personnel et les consultants de MSI MECC.

• Fournir un soutien logistique en coordonnant avec le responsable de la logistique de l'IBTCI MECC lorsque le MSI HO et le personnel local se déplacent à l'intérieur et à l'extérieur de Kinshasa.

• Maintenir et mettre à jour les fichiers de disposition des propriétés MECC MSI et s'assurer que toutes les propriétés sont correctement étiquetées.

• Fournir de l'assistance à l'équipe du siège de MSI pour les demandes d'approvisionnement.

• Maintenir une liste de contacts pour les voyages STTA en RDC.

• Travailler avec l'équipe du siège de MSI pour produire des rapports et rassembler la documentation nécessaire pour tous les problèmes liés à l’acquisition, aux achats, aux voyages et aux finances.

• Former les employées nouvelles aux règles et procédures du projet.

• Tenir des registres des jours de maladie, des heures supplémentaires et des jours de vacances des employés, conformément aux politiques de l'USAID et de MSI.

• Faire des réservations d'hôtel pour le personnel international de MSI et les visiteurs et fournir tous les outils nécessaires à leur travail (transport, accès Internet, aide téléphonique locale, etc.).

• Ressources humaines, logistique, gestion programmatique et administrative / fonctions au besoin.

Qualifications:

• Minimum 3 ans d'expérience en finance, administration et gestion de programme en RDC

• Expérience démontrée en utilisant Excel et Quickbooks

• Expérience dans la déduction des salaires et le paiement aux autorités compétentes

• Haut degré de maturité et capacité à travailler en collaboration avec plusieurs partenaires et fournisseurs

• Expérience de la gestion du personnel dans plusieurs endroits

• Baccalauréat en administration des affaires, en finance ou dans un domaine lié

• Expérience avec des projets financés par l'USAID préféré

• La maîtrise de l'anglais écrit et parlé est requise

• Capacité de voyager dans des régions en dehors de Kinshasa

MSI est un employeur d'anciens combattants EEO / AA / ADA.

https://chc.tbe.taleo.net/chc01/ats/careers/v2/viewRequisition?org=MSI&cws=51&rid=6100