Democratic Republic of the Congo: Senior Girls' Education Challenge Contracts Manager

BACKGROUND

The International Rescue Committee (IRC) is one of the world's leading humanitarian relief and development organisations. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC responds to the world's worst humanitarian crises and helps people survive, recover and rebuild their lives. The IRC delivers emergency aid, protects children, provides health care, prevents and responds to violence against women and girls, safeguards human rights and helps to kick-start economic recovery. Working in more than 40 countries, the IRC has restored hope and opportunity to many millions of people.

The IRC is committed to a culture of bold leadership, innovation in all aspects of our work, creative partnerships and, most crucially, accountability to those we serve. The IRC is a tireless advocate for the most vulnerable.

The IRC's global headquarters are in New York. Our European headquarters were established in London in 1997 to support the organisation's global activities and particularly to diversify its donor base and be able to better advocate with European policy-makers on behalf of the people we serve. Since 1997, IRC-UK has grown rapidly with income rising from £30,000 to £56 million in 2012. The IRC also has offices in Belgium and Geneva.

In the Democratic Republic of the Congo (DRC), the International Rescue Committee (IRC) is one of the largest providers of relief and development assistance. With an annual budget of approximately US$ 75 million, $320 million overall grant portfolio and more than 1,000 staff in six provinces, the IRC supports Congolese communities and institutions in seven conflict-affected provinces in the areas of health, governance and community development, education, women's protection and empowerment, and emergency response.

PROGRAMME SCOPE

To address the economic barriers, socio-cultural norms, and low quality teaching that prevent Congolese girls from succeeding in school and completing the primary cycle, IRC and its partners Save the Children and Catholic Relief Services have joined the international Girl's Education Challenge Program through the Valorisation de la Scolarisation de la Fille project, VAS-Y Fille. The project's objective is to ensure that marginalized girls complete primary school with improved academic skills in five provinces where girls' learning and completion are among the lowest in DRC.

The project works to:

1 Improve parental financial capacity to support girls in primary education; 2 Improve girls' reading and maths skills through teacher training, tutoring and community reading program; 3 Increase community involvement, ensuring girls' access to quality education in a safe environment; and, 4 Increase civil society engagement in providing alternative learning opportunities that will allow out of school girls to complete primary education.

IRC is seeking a Senior Contracts Manager to be the GEC focal point within IRC DRC. Based in the IRC's DRC headquarters in Kinshasa, the Senior Contracts Manager will be 100% dedicated to the VAS-Y Fille project. The Senior Contracts Manager will be responsible for ensuring effective coordination between the project team in DRC, including the DRC finance department and program staff, in-country, Price Waterhouse Cooper (PWC) in the UK, consortium partners in the UK, and other internal stakeholders across the IRC, including IRC UK and the IRC NY-based technical and Research, Evaluation and Learning (REL) units. The Senior Contracts Manager will support the Project Director in ensuring that the project is implemented in accordance with DFID/PWC regulations and IRC policies and that international standards of researching VAWG are compliant with donor reporting requirements. Specifically, the Senior Contracts Manager will be responsible for the preparation and compilation of high quality and accurate quarterly reports to DFID/PWC. She/he will also be the DRC point of contact with PWC on all administrative issues related to GEC contract management.

The Senior Contracts Manager will report to the Project Director and work closely with the Education Technical Advisor, the Grants unit and Finance team in DRC and the International Programmes Team in London. The position will require travel to project field sites and to IRC headquarters. The Senior Contracts Manager will be responsible for representing the project to external actors within UK. This position is anticipated to begin in April 2015.

WORKING RELATIONSHIPS AND KEY CONTACTS

• Reports to the GEC Project Director with a dotted-line reporting relationship to the CYPD Grants Coordinator and to the Regional Grant Officer in IRC-UK.

• Key contacts:

• Regional Grants Officer in IRC-UK

• Finance Officer in PWC-Belfast

• Portfolio Manager in PWC London

• M&E staff in PWC and Nathan Associates

• IRC programme, finance, research, evaluation and learning (REL) and technical unit staff

• GEC partner organizations in London.

• IRC DRC Finance, Grants and Project Field-Based staff

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

Project Coordination and Compliance

• Serve as the focal point for information-sharing and guidance on VAS-Y Fille donor rules, communications for IRC and, when relevant, partners. This includes communicating all compliance and donor related information and monitoring their timely implementation/compliance in coordination with the GEC Finance Controller, UK Regional Grant Officer and Partnership Compliance Coordinator.
• Liaise with the UK Regional Grants Officer on compliance questions and communication of in-country challenges to donor.

• Track contractually-binding quarterly milestones:

• Works with M&E Coordinator to split quarterly targets per organization per quarter

• Checks in with IRC and partner focal points mid-quarter on achievement.

• At end of each quarter, compiles achievement of each milestone for project and by organization and sends to Finance for partner reimbursement, Project Director/Technical Advisor for partner follow-up, copying the CYPD Grants Coordinator and M&E Coordinator.

• Facilitate project coordination and maintain comprehensive electronic files for the project, and ensure project team and partners have access to relevant records

• Travel to field sites for the purposes of project coordination and to be better informed about project implementation progress.

• Supervise and complete special projects as assigned by the Project Director and CYPD sector Director that may fall outside of this job description.

Maintaining Relationships with PWC

• Liaise with PWC and other operational partners through attendance at scheduled and ad hoc meetings and consultations upon the Project Director's request, and represent IRC and IRC's interests by maintaining positive and constructive relations
• Respond to ad hoc requests from PWC for information (programmatic, financial or administrative)

• Ensure that the project team and partners are aware of all relevant PWC communications, changes in their regulations, and meetings or conferences.

• Participate in PWC DRC Education and Financial Monitoring visits and/or meetings as per the agreed timeline of visits.

Reporting

• Serve as the project focal-point for the production, review and quarterly donor reports ensuring quality, accuracy and timely submission of report. This includes translating (French to English), compiling and writing sections of the report, as well as liaising with partners, IRC field-based and Kinshasa project team for review and in collaboration with the IPT Regional Grants Officer for quality, accuracy, and style.
• Ensure timely submission of all donor reports, including financial, narrative and asset, and that all deadlines are communicated to teams in a timely manner. Proactively liaise with PWC if deadlines cannot be met.
• Responsible for submission of donor reports (technical narrative and financial reports) and information, communication of compliance questions or project challenges.
• Ensure reporting of fraud cases through appropriate reporting mechanism

Partner Coordination with UK

• Act as the primary liaison with the UK offices of project partner to develop project documents including inception report, monitoring plans, contracts and activity plans

Institutional Learning

• Support IRC-UK to capture 'lessons learned' from the GEC project, in collaboration with the Education Technical Advisor, Payment By Results and DFID's use of Fund Managers.
• Ensure future opportunities that use PBR or fund manager mechanisms are informed by IRC experience through the GEC project.

Person specification

Essential qualifications, skills and experience

• Masters level education in development studies, education or a related field
• Excellent organisation, coordination and project management skills including budgeting and developing project management documents such as work plans with milestones
• Excellent written English including the ability to edit, synthesise information and produce high quality reports
• Experience and a good understanding of international development
• Proven ability to operate in a complex organisation, across funct ions and work on own initiative and collaboratively as part of diverse teams

• Ability to manage a varied workload, work under pressure, prioritise and meet deadlines

• Excellent influencing, negotiating and communication skills in both English and French. French language skills - professional working proficiency level; Fluency in English.

• Excellent IT skills (Word, Outlook, Excel)

• Self motivated, flexible and adaptable to the needs of the organisation.

• Knowledge of DFID donor regulations

Desirable qualifications, experience and competences

• 4 years professional working experience in international development with a focus on grant reporting and compliance
• Field experience of project management of international development projects
• Experience of managing donor-funded contracts, especially complex funding arrangements
• Good understanding of research design and methodology.

Specific Security Situation/Housing:

This is an unaccompanied post based in Kinshasa. Comfortable and secure shared housing is provided by IRC. The current situation in Kinshasa is stable; however the overall security situation can be unpredictable and complex. Staff can move by foot in very limited areas of the city during daylight hours. Transportation is provided through a pooled vehicle arrangement. All possible measures are taken by IRC to ensure staff safety and security.

BACKGROUND

L'International Rescue Committee (IRC) est l'une des organisations de secours humanitaire et de développement leaders mondiaux. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC répond aux pires crises humanitaires de la planète et aide les gens à survivre, récupérer et reconstruire leur vie. L'IRC fournit une aide d'urgence, protège les enfants, fournit des soins de santé, prévient et répond à la violence contre les femmes et les filles, assure le respect des droits humains et contribue à relancer la reprise économique. En travaillant dans plus de 40 pays, l'IRC a redonné l'espoir et des opportunités à plusieurs millions de personnes.

IRC s'engage à une culture de leadership audacieux, l'innovation dans tous les aspects de notre travail, des partenariats créatifs et, plus crucialement, la responsabilité envers ceux que nous servons. L'IRC est un défenseur infatigable pour les plus vulnérables.

Le siège social de IRC est à New York (NY). Nos sièges européens ont été établis à Londres en 1997 pour soutenir les activités mondiales de l'organisation et en particulier pour diversifier ses bailleurs et être capable de mieux plaidoyer auprès des décideurs européens en faveur des personnes que nous servons. Depuis 1997, le bureau de IRC Londres a enregistré une augmentation significative de ses ressources de £ 30 000 à 56 millions de livres en 2012. IRC dispose également des bureaux en Belgique et à Genève.

En République démocratique du Congo (RDC), l'International Rescue Committee (IRC) est l'un des plus grands acteurs dans le secours et l'aide au développement. Avec un budget annuel d'environ US $ 75 millions, US $ 320 million de portefeuille global de subvention et plus de 1 000 employés dans six provinces, IRC soutient les communautés et les institutions congolaises dans sept provinces touchées par le conflit dans les domaines de la santé, la gouvernance et le développement communautaire, l'éducation , la protection et l'autonomisation des femmes, et la réponse d'urgence.

Description du programme

Pour surmonter les obstacles économiques, les normes socio-culturelles, et de la faible qualité de l'enseignement qui empêchent les filles congolaises de réussir à l'école et la fin du cycle primaire, IRC et ses partenaires Save the Children et Catholic Relief Services ont rejoint Programme mondial « Girl's Education Challenge (GEC) » à travers le projet « Valorisation de la Scolarisation de la Fille, VAS-Y Fille ! » financé par la Coopération britannique (DFID). L'objectif du projet est d'assurer que les filles marginalisées terminent le cycle primaire avec des capacités d'apprentissage améliorées au niveau des cinq provinces où l'apprentissage et l'achèvement des filles sont parmi les plus bas en RDC.

Le projet vise à:

1 Améliorer la capacité financière des parents pour soutenir les filles dans l'enseignement primaire; 2 Améliorer les compétences en lecture et mathématiques des filles par le biais de la formation des enseignants, programme de tutorat et le programme de lecture communautaire, 3 Impliquer la communauté pour garantir l'accès des filles à l'éducation de qualité dans un environnement sûr; et, 4 Accroitre la participation de la société civile à offrir des Cours de Rattrapage Scolaires qui permettront à des jeunes filles en dehors de l'école de terminer leurs études primaires.

IRC est à la recherche d'un « Senior Contracts Manager » pour être le point focal au sein de GEC IRC RDC. Basé au siège de l'IRC RDC à Kinshasa, le Senior Contracts Manager sera 100% dédié au projet VAS-Y Fille !. Il/ Elle sera responsable d'assurer la coordination efficace entre l'équipe du projet en RDC, y compris le département finance et l'équipe programme, avec le gestionnaire de fond Price Waterhouse Cooper (PWC) Londres, les partenaires du consortium à Londres, et les parties prenantes internes, y compris IRC Londres et les unités techniques de IRC en éducation et en recherche, évaluation et apprentissage (REL) basées a NY. Il/Elle appuiera le directeur du projet pour s'assurer que le projet est mis en uvre conformément à la réglementation de DFID / PWC et les politiques de IRC et que les normes internationales de recherche sont conformes aux exigences du bailleur de fonds. Plus précisément, Il/Elle sera responsable de la préparation et la compilation des rapports trimestriels de qualité à soumettre à DFID / PWC. Il / elle sera également le point de contact avec PWC sur toutes les questions administratives liées à la gestion du contrat GEC RDC.

Le Senior Contracts Manager sera sous la supervision du directeur de projet et travaillera en étroite collaboration avec le conseiller technique en éducation, l'unité de subventions et finance en RDC et l'équipe des programmes internationaux à Londres. La position exigera des voyages au niveau des sites des projets et au siège de IRC. Il /elle sera chargé de représenter le projet aux partenaires et acteurs externes à Londres. Cette position est prévue pour commencer en Avril 2015

WORKING RELATIONSHIPS AND KEY CONTACTS

• Rapporte directement au Directeur de projet GEC et travaille en étroite collaboration avec la coordonnatrice des subventions CYPD et IRC Regional Grant Officer de Londres ( RGO-UK)

Contacts clés:

• IRC RGO UK
• Responsable des finances dans PWC-Belfast
• Portfolio Manager dans PWC Londres
• M & E personnel PwC et Nathan Associates
• Equipe programme et finance, les Unités techniques en Education et en Recherche, Evaluation et apprentissage (REL) au niveau de NY et de Londres.
• Organisations partenaires GEC à Londres.
• Equipe programme, finance, subventions au niveau de IRC RDC

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:

Coordination du projet et Respect de la conformité

• Servir de point focal pour le partage de l'information et des orientations sur les règles du bailleur et pour la communication interne à IRC et aux partenaires. Cela inclut la communication de tous les exigences et les informations corollaires venant des bailleurs de fonds et le suivi de leur respect et application en coordination avec -UK RGO, le controlleur financier du projet et le coordonnateur de partenariat de Kinshasa
• Assurer la liaison avec UK-RGO sur les questions de respect des exigences et conformités aux règles du bailleur et sur la communication des défis de mise en uvre au bailleur
• Assurer le suivi des milestones trimestriels :
• Travailler avec le Coordonnateur M&E pour le partage des indicateurs trimestriels pour chaque organisation
• Assurer le suivi de l'atteinte de ces indicateurs avec les points focaux de IRC et des partenaires
• A la fin de chaque trimestre, assurer la compilation des milestones et partager l'information avec le directeur de projet, le conseiller technique pour suivi avec copie au Coordonnateur de subvention du secteur CYPD et coordonateur M&E
• Assurer la coordination du projet et tenir un classement électronique complet des dossiers, documents, et informations sur le projet, et veiller à ce que l'équipe de projet et les partenaires puissent avoir accès aux dossiers pertinents
• Faire des visites de terrain pour les fins de la coordination du projet et pour être mieux informé sur les progrès de la mise en uvre du projet.
• Superviser et réaliser des activités/ projets spéciaux attribués par le directeur de projet et directeur du secteur de la CYPD qui peuvent être en dehors de cette description de poste.
• Assurer la liaison avec PWC et autres partenaires opérationnels à travers la participation à des réunions régulières, des réunions ad hoc et des consultations sur la demande du Directeur de projet, et représenter l'IRC et les intérêts de l'IRC par le maintien de relations positives et constructives
• Répondre aux demandes ad hoc de PWC pour plus d'informations (programmatique, financière ou administrative)
• Veiller à ce que l'équipe du projet et les partenaires sont informés de toutes les communications pertinentes venant de PWC, les changements dans leurs règlements, et les réunions ou des conférences.
• Participer aux visites et/ou réunions de suivi programmatique et financier selon la planification de visite convenue

Rapportage :

• Etre le point focal du projet pour la production, la revue du rapport trimestriel à soumettre au bailleur en assurant la qualité, la fiabilité et la soumission à temps. Cela comprend la traduction (français-anglais), la compilation et la rédaction des sections du rapport, et assurer la liaison avec les partenaires, l'équipe terrain de IRC et l'équipe de projet Kinshasa pour la revue, en collaboration avec le RGO UK pour la qualité, la fiabilité, et le style .
• Assurer la soumission dans le délai de tous les rapports demandés par le bailleur de fonds, ( y compris les rapports narratifs, financiers, rapports sur les biens du projet) et que tous les délais sont communiqués aux équipes en temps opportun. Communiquer de manière proactive avec PWC si les délais ne peuvent être respectés.
• Etre responsable de la soumission des rapports au bailleur de fonds (rapports techniques et financiers) et de la communication des informations sur les défis et sur les questions de conformité
• Assurer la notification des cas de fraude à travers le mécanisme de rapport approprié

Coordination des partenaires de Londres

• Etre le point focal pour les partenaires du projet à Londres dans le cadre de l'élaboration des documents de projet, y compris le rapport initial, des plans de suivi, des contrats et des plans de travail

Apprentissage institutionnel

• En collaboration avec le conseiller technique Education, Soutenir IRC Londres pour capturer «leçons apprises» du projet GEC, le paiement par résultats et sur l'utilisation d'un gestionnaire de fonds par DFID
• Assurer que les opportunités utilisant les mécanismes de PBR et/ou d'utilisation de gestionnaire de fonds puissent bénéficier de l'expérience de l'IRC à travers le projet GEC

Qualifications, Expériences et Compétences requises

• Maitrise en éducation ou en études du développement ou dans un domaine connexe
• Excellente capacité d'organisation, de coordination et de gestion de projet, y compris la budgétisation et développement des documents de gestion de projets tels que les plans de travail détaillés,
• Excellente capacité rédactionnelle en anglais, y compris la possibilité d'éditer, synthétiser des informations et produire des rapports de haute qualité
• Expérience et Bonne compréhension du développement international
• Aptitude avérée à travailler dans une organisation complexe, et à travailler de sa propre initiative et en collaboration avec diverses équipes
• Capacité à gérer une charge de travail variée, à travailler sous pression, à prioriser et q respecter les délais
• Excellentes aptitudes d'influence, négociation et de communication en anglais et en français. Maitrise de l'anglais et Compétences linguistiques en français de niveau de compétence professionnelle;
• Excellentes compétences informatiques (word, outlook, excel)
• Motivé, flexible et ayant une capacité d'adaptation aux besoins de l'organisation.
• Connaissance des règlements de la Coopération britannique (DFID)

Qualifications, Expériences et Compétences souhaitables,

• 4 ans d'expérience professionnelle en développement international avec des expériences sur rapportage et respect de conformité dans le cadre de subventions.
• Expérience sur le terrain en gestion des projets de développement international du projet
• Expérience dans la gestion des contrats financés par des bailleurs, en particulier les modalités de financement complexes
• Bonne compréhension de la conception de la recherche et de la méthodologie.

Situation sécuritaire spécifique / logement:

• Ceci est un poste non accompagné basé à Kinshasa. Un logement confortable, sécurisé et en colocation est fourni par IRC. La situation actuelle à Kinshasa est stable; cependant la situation globale de la sécurité peut être imprévisible et complexe. Le personnel peut se déplacer à pied dans des zones très limitées de la ville pendant la journée. Un système de véhicule commun est fourni pour le transport. Toutes les mesures possibles sont prises par IRC pour assurer la sécurité et la sureté du personnel.

Please follow this link to apply: http://www.aplitrak.com/?adid=a2F0cmluYW1pbGxlci42NTg1MS4zODMwQGlyYy5hcGxpdHJhay5jb20